フリーランスの営業メールの作法

K.O 38歳 男性

K.O 38歳 男性

フリーランスの営業メールの作法について知りたいです。

企業担当 濱野 惠理

企業担当

濱野 惠理

フリーランスの営業メール作法では、読みやすさと送る側の誠意を伝えることが大事。タイトルのつけ方や言葉遣いの大切さについて解説します。

詳しい解説はこちら

1.フリーランスの営業メールは、クライアントとの信頼関係を構築するはじめの一歩です。

「日頃からよく見知った社内の人間になら安心して頼める業務も、フリーランスに頼むのはちょっと不安・・・」

多くのクライアントにとって、フリーランスに仕事を外注するのは多少の不安を伴います。フリーランスには、会社組織に属していない分仕事の自由がきくというメリットがあります。しかしクライアントは後ろ盾となる組織を持たないフリーランスに対して、「この人物は本当に信頼できるのか?」と考えるものです。
営業メールはクライアントに自分の得意分野や人間性を伝え、自身が信頼に値する人物であるかを判断してもらう材料となります。フリーランサーと直接顔を合わせる機会の少ないクライアントにとって、営業メールやその後のやりとりのメールは相手を判断する第一の要素といっても言いすぎではありません。たとえ能力が高く質の高い仕事をこなせるのだとしても、常識に欠ける失礼なメールを送っていたら、クライアントは積極的に仕事を頼もうとは思わなくなります。
人は第一印象が大事といいますが、フリーランスにとっての営業メールはまさにその「第一印象」を決めるもの。営業メールはクライアントとの信頼関係を築くための最初の一歩といえるでしょう。

2.伝わらなければ営業メールに意味はない!わかりやすいメールの書き方をご紹介します

■タイトルのつけ方

営業メールでまず重要なのは、そのタイトルです。営業だからといって相手の目を引くような奇抜な題名である必要はありませんが、ひと目見ただけで「このメールは何なのか?」をわかるようにすることが大切です。曖昧な表現を用いず、また、挨拶だけという件名も避けましょう。
メールの内容を端的に伝えるタイトルが理想ですが、あまりにも短か過ぎたり、逆に長い文章にすると迷惑メールと判断されてしまうことも。一般に件名の長さは20文字以内が適当とされています。

■内容を整理

内容の整理されていない長い文章は誰にとっても読みにくいものです。特に営業メールとなれば、興味のない長いメールは最後まで読んでもらえません。まずはメールの前半で自己紹介をし、本当に伝えたいと思う内容を記載するようにしましょう。テンポよく読点を入れ、ワンセンテンスは3行以内にするなどの工夫をして、読み手に伝わりやすい文章を心がけます。場合によってはメールの最初だけではなく、最後にもう一度最も伝えたいと思う事柄を記載することもあります。

■見やすさを意識

多くの人は、パソコンで文字を読むのは紙に比べて目が疲れやすいと感じています。営業メールでは伝える内容を整理するだけではなく、見た目のレイアウトに気を配ることも大切。適宜改行し、内容ごとに段落を分けるといった工夫をします。1行の文字数にも気をつけ、横にスクロールしなくても読みきれるように配慮すると良いでしょう。

3.営業メールのNGな送り方とは?基本的なマナーを押さえて誠意の伝わるメールを書きましょう

■誠意が伝わらないメール

営業メールは送り手の人柄を伝えるものでもあります。クライアントに誠意が届くよう、複数の相手に一斉送信することは避けましょう。タイトルの付け方などを含め、メールを受け取った側が抱く印象について送信前に考えてみると良いですね。

■メールを書く際のマナーについて

初めてメールを送る相手には、突然メールを送ったことに対する謝罪の言葉を書き添えます。合わせて、「御社のHPを拝見して・・・」というように、送り先のメールアドレスをどういった経緯で知ったのかを説明します。
そして、「仕事が欲しい」旨を伝える前に、自分が何者であるかを説明するようにしましょう。経歴や得意分野を簡潔に述べ、安心して仕事を頼める相手であることをアピールします。

■丁寧な言葉づかいを

言うまでもないことですが、営業メールでは相手に失礼にならない丁寧な言葉遣いが基本。完璧に正しい敬語が話せる自信がある人は少ないかもしれませんが、メールは何度も読み返して修正を加えることができます。直接対面する時と比べてこちらの雰囲気や姿勢が伝わりづらいメールですが、顔が見えないからこそ、丁寧な言葉遣いを心がけるようにしましょう。
また、専門用語や過度な横文字の使用に注意します。相手もわかっているものと思って使った言葉をもう一度見直しましょう。自分の考えが意図したように伝わらないのは、よくある失敗の例です。営業メールを作成する際は、常に受け取り方を考え、メールを送る相手が目の前にいるという意識で文章を書くと良いでしょう。

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