請求書の作成から確定申告まで
ルーティーンワークが数倍捗る!フリーランス人生を快適にしてくれるツールまとめ

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晴れて独立し、フリーランスとして新たな一歩を踏み出すことになった!
 
……のはいいとして、実際に独り立ちしてみると、書類作成や経理事務といった日々のルーティン業務が意外と多いことに気づいたという人は多いのではないでしょうか。
 
見積書、請求書、スケジュール管理、さらには確定申告……。フリーランスになるということは、事業に関わるすべてのことを自分でやらなければいけないということなのです。
 
心おきなくタスクをこなすためには、こうした作業をいかに簡略化するかが重要です。そこで今回は、事務や経理といった「雑用」を効率化してくれるツールをまとめてみたいと思います。
 
業務の各段階に合わせておすすめツールを紹介していくので、これらを参考に、快適な作業環境を作り上げましょう。

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0. 目次

 1. クライアントとのやり取りの中で使えるツール
 2. フリーランス必携! 作業を効率化する各種管理ツール
 3. 備えあれば憂いなし! 使いどころが限定されるツール
 4. 時間あたり単価で考えればルーティンの効率化は必然

 

1. クライアントとのやり取りの中で使えるツール

 
会社員からフリーランスになって一番変わることといえば、自分が直接クライアントとのやり取りをするようになることです。まずは、受注、納品、案件クローズまでの流れを整理してみましょう。
 


 

図を見るとわかりますが、一連の流れの中で、自分が作成しなければいけない書類は意外と多いものなのです。もちろん、クライアントによっては省略されるものもありますが、少なくとも請求書は必ず発行するでしょうし、見積書もそれなりに頻度が高いのではないでしょうか。
 
見積書や請求書といえば、以前はエクセルで作るのが一般的でした。その状況を一変させたのは、クラウドツールの浸透です。
 
エクセルを利用している人はいまでも少なくないのですが、エクセルでの事務管理に限界を感じているという声があるのも事実です。見積書にしろ請求書にしろ、エクセルでは結局、管理を自分でする必要があるためでしょう。また、忙しくてつい郵送を忘れてしまった……などということも起こりかねません。
 
ところが、今回紹介するツールは、見積書から請求書、さらには納品書まで、一括管理ができ、郵送までしてくれるのです。つまり、依頼の打診があり、実際に受注し、納品するという一連の流れの中で発生する書類を、すべてお任せにできるということなのです。
 
では、実際にどんなツールがあるのかを見てみましょう。
 

ZOHOインボイス



http://www.zoho.jp/invoice/
価格:無料(有料プランは月額1万8,000円~)
対応デバイス:PC、モバイル(iOS/Android)
請求管理の流れに沿って、見積もりから請求までを一括管理できるツール。案件がどのような状況なのかが一目で確認できる「ステータス表示」「レポート表示」、定期の請求処理を自動化できる「繰り返し請求」などの機能が特徴的。PDFへのエクスポートも可能。

 

MakeLeaps



https://www.makeleaps.jp/
価格:無料(有料プランは月額1,780円~)
対応デバイス:PC、モバイル(iOS/Android)
ワンクリックで印刷、封入、投函までの作業を代行してくれ、投函完了後はメールで通知してくれる。郵送代行料金は、切手代込みで1通199円。有料プランでは、登録可能な顧客数が増えるほか、Evernoteとの同期、タグを使った整理、キーワード検索などの機能が追加される。

 

Misoca



https://www.misoca.jp/
価格:無料
対応デバイス:PC、モバイル(iOS/Android)
「請求書を1分で作成」の売り文句の通り、操作は簡単。
郵送代行は1通180円、FAX送信代行は60円。売上レポートの自動作成や源泉徴収税の自動計算機能もある。
ユーザー登録をしなくても、FacebookやTwitterのアカウントで利用できる点も特徴の一つ。

 

ここでは3ツールを取り上げましたが、同種のツールは他にもまだまだあります。各ツールにはそれぞれ特徴はあるものの、基本的な機能にはほぼ差がないので、使い勝手を試してから決めてもいいでしょう。
 
ちなみに、無料プランは登録顧客数などの機能制限があるのが一般的です。将来的に事業を拡大したい人は、機能制限が外れる有料プランに移行できるサービスを選んでおくといいかもしれませんね。
 
クライアントによっては納品書や領収書を求められる場合もあります。こうした場合でも、上記のツールは納品書も領収書も対応している上に、見積書や請求書と一括して管理してくれるので安心です。

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2. フリーランス必携! 作業を効率化する各種管理ツール

 
フリーランスとしてやっていくために重要なことは、言うまでもなく自己管理ですよね。
 
実は最も大切な自己管理は健康なのですが、これについては適度な運動をするなり、暴飲暴食を避けるなり、各自で気を付けていただくしかありません。ここでは、名刺、スケジュール・タスクの2つに分けて、作業を効率化してくれる便利なツールを紹介しましょう。
 

(1)名刺の管理

フリーランスにとって人脈が重要なのは言うまでもありませんよね。そして、人脈の入り口となるのが名刺です。けれども、名刺管理を怠っているという人は意外と多いものなのです。
 
大きな企業であれば、社員の名刺データを一括でデータベース管理しているケースもありますが、個人事業主ではそこまではできません。そこでおすすめなのが、スマホを利用したクラウドアプリです。
 
フリーランスが個人で使うなら無料のもので十分ですし、どれを使っても機能的な差はほとんどありません。ここでは定番アプリを紹介しておきますが、新しいアプリはどんどん出ていますので、ご自分でも探してみてください。
 

Eight

https://8card.net/
価格:無料(有料プランあり)
対応デバイス:PC、モバイル(iOS/Android)
スマートフォンのカメラで撮影するだけで名刺をデータ化できるツール。グルーピング、メッセージ機能のほか、転職や異動で相手のデータに変更があった場合は自動で更新してくれる。名刺データのダウンロードなどが可能となるプレミアム版は月額400円、または年額4,000円。(iOS版の場合は月480円/月額4,800円)

 

 

(2)スケジュール管理・タスク管理

作業の効率化やスピードアップを目指す上で必須になってくるのが、スケジュール管理やタスク管理です。
 
以前はそれぞれ分けて考えられることの多かった両者ですが、最近はスケジュールとタスクを連動させたり、複数メンバーで共有したりといった機能を持ったものがほとんどです。たしかにその方が合理的だと言えますよね。グループウェアのような形に進化したと考えるといいでしょう。
 
フリーランスといっても、ひとりだけで作業をするだけでなく、何人かのスタッフがチームとして参画するケースもあります。そういう意味では、自分だけのスケジュール管理・タスク管理をするだけでは不十分な場合もあるでしょう。よく一緒に作業をする仲間と相談して同じツールを導入しておくというのも、作業の効率化のためには有効だと言えるでしょう。
 

サイボウズ

 



https://live.cybozu.co.jp/
価格:無料(有料プランあり)
対応デバイス:PC、モバイル(iOS/Android)、携帯電話
PTAやサークル、NPO、家族などで使えるチームのためのスマホアプリです。
カレンダーを使ったスケジュール管理、タスク管理、掲示板を使ったコミュニケーションが可能な、クラウド型グループウェア。グループごとに300人/1GBまで無料。
PCやガラケーなどでも使える個人向け無料サービスとして展開しており、
現在累計登録者数は135万人を突破しています。

todoist

https://ja.todoist.com/
価格:無料(有料プランは年額3,399円)
対応デバイス:PC、モバイル(iOS/Android)、携帯電話
500万人以上が使っているスケジュール・タスク管理アプリ。有料のプレミアム版は自動バックアップや生産性のチャート表示などの機能が追加される。
 

Wunderlist



https://www.wunderlist.com/ja/
価格:無料(有料プランは月額600円)
対応デバイス:PC、モバイル(iOS/Android)、携帯電話
スケジュールやタスクの作成、通知、共有など、基本的な機能はすべて網羅した管理アプリ。有料のプロ版はファイルの容量やタスク数などがすべて無制限となる。

 
モバイルデバイスとクラウドが定着したことで、さまざまな無料ツールが使えるようになったのは、フリーランスにとっては間違いなく追い風です。こうしたツールを上手に使って、賢く効率アップを目指しましょう。

 

3. 備えあれば憂いなし! 使いどころが限定されるツール

 
ここまでは、比較的使う頻度の高いツールについて紹介してきました。ここでは、日々の業務で使うわけではない、だけど知っておくと便利なツールについて、契約書、会計・確定申告、情報収集の3つの切り口で触れておきましょう。
 

(1)契約書

すでに見た通り、契約書はクライアント側が発行するものですが、クライアントによっては「契約書作ってもらえる?」などと依頼してくるケースもないとは言えません。また、業務の幅が広がってくれば、自分がクライアントとして業務委託契約書を発注する側になることもあるでしょう。
 
それほど頻度は高くないとはいえ、知識として知っておいて損はありませんし、自分が契約書を読むときにも役立ちます。
 

ドリームゲート

https://smabi.dreamgate.gr.jp/
価格:無料
法律知識がなくても、案内に従って入力するだけで各種契約書が完成するオンラインツール。一般的な契約書だけでなく、ネット販売の利用規約や建物使用貸借契約書など、さまざまな契約書を無料で作成できる。分野ごとに弁護士や司法書士などが監修しているので、内容的にも安心。
 

(2)会計・確定申告

駆け出しのフリーランスにとって大きな壁になるのがお金に関する会計事務作業。とくに確定申告は、なかなか慣れませんよね。
 
ここで紹介するツールは、最低限の入力を行うだけで会計帳簿を自動作成し、確定申告が劇的に楽になるというものです。ここまで紹介してきた他のツールと違い、さすがに無料というわけにはいきませんが、費用対効果は十分です。
 

freee



http://www.freee.co.jp/
価格:月額980円または年額9,800円(個人事業主プラン)
対応デバイス:PC、モバイル(iOS/Android)
銀行やクレジットカードを登録するだけで、自動で会計帳簿が作成できる。他社からの乗り換えサポートあり。無料のお試し版で使い勝手をチェックできる。請求書作成にも対応。

 

MFクラウド確定申告



https://biz.moneyforward.com/
価格:月額1,800円(3名まで利用可)
対応デバイス:PC、タブレット
インストール不要のクラウド会計ツール。領収書やレシートの写真を撮るだけで、データ化できる。
消費税が10%に上がった場合にも無料対応すると発表。

 

 

(3)情報収集

必須ではありませんが、フリーランスとしてやっていくなら、情報にも敏感でありたいものです。ソーシャルメディア時代になって出てきたのが、ハフィントンポスト日本語版のようなニュースキュレーションサイト。また、モバイルユーザーにとっては、Gunosyやvingowのような無料ニュースアプリが一般的になっていますよね。
 
いずれも無料サービスなので、各自の関心に沿って合うものを探せばいいのですが、一点だけ注意した方がいい点をお伝えします。
 
キュレーションサイトにしろニュースアプリにしろ、独自取材したわけではなく、あくまでネットニュースを収集したもの。ときには誤情報がそのまま拡散されてしまうようなことも起こっています。
 
自分に関心があるニュースがあっても鵜呑みにせず、なるべく自分で確認するようにしましょう。そうすることで情報リテラシーを向上させることができますよ。
 

4. 時間あたり単価で考えればルーティンの効率化は必然

今回紹介してきたようなツールを使うことは、当然効率化にはつながるのですが、これが持つ意味は単に楽になるというだけではありません。
 
冒頭部分でも触れたように、日々のルーティン作業を省力化できるということは、それだけ本業に時間を割けることになり、結果として売り上げアップ、業績アップにつながっていくのです。

 
こうした作業にかかる時間が、たとえば1か月で10時間短縮できたとしたら、時間あたり単価で数万円にもなります。その時間を作業に充てれば売り上げアップになりますし、リフレッシュに充てたとしても作業の効率や質に跳ね返ってくるでしょう。
 
ルーティン業務を効率化することで、タスク処理の質を高め、結局は売り上げにも関係するということを忘れないでくださいね。
 
※本記事に記載されている各ツールのプランは、2015年11月時点での情報です。掲載した時点以降に変更される場合もありますので、予めご了承ください。
 

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