個人事業主が把握しておきたい青色申告の概要と帳簿の付け方
青色申告における勘定科目とは?

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勘定科目とは、「水道光熱費」「消耗品費」のように帳簿上で取引の内容を示す項目。青色申告決算書には、あらかじめいくつかの勘定科目が記載されています。青色申告をするなら、青色申告決算書に書かれた勘定科目を使って帳簿を作成するとスムーズです。

◆この記事の監修
あおば会計事務所 共同代表
税理士 小池 康晴氏
IT関連の企業やフリーランス(個人事業主)の顧客を多く持ち、それぞれのニーズを重視した税務アドバイスとコンサルティングを行う。IT業界の税務や新しいサービスの動向などにも精通している。
http://aoba-kaikei.jp/index.html

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0. 目次

1. 青色申告するために必要な準備
2. 複式簿記の記帳方法
3. 必要経費の勘定科目

1. 青色申告するために必要な準備

ボールペンとクリップで束ねた分厚い書類の画像

「勘定科目」は、経理・会計用語の1つ。収益や費用などを分類するために使う「旅費交通費」「接待交際費」「租税公課」のような項目を指します。この勘定科目は、青色申告にどのように関わっていくのでしょうか。勘定科目について理解するために、まずは青色申告の流れを確認していきましょう。

青色申告とは、個人事業主が所得税及び復興特別所得税(以下、「所得税」とします)の確定申告をする際の制度の一種。税額控除などの青色申告ならではの特典が受けられるメリットもあって、申告者は年々増加しています。

青色申告の際には「青色申告決算書」と「確定申告書B(個人事業主の場合)」の提出が必要。このうち所得税青色申告決算書は、3枚の「損益計算書」と1枚の「貸借対照表」で構成される書類です。

損益計算書と貸借対照表は、1年間の取引をまとめ、経営成績と財政状況を表すもの。損益計算書には1年間の収益と費用を、貸借対照表には決算日時点の資産と負債、純資産を記入します。損益計算書と貸借対照表を作るには、毎月の売上や経費などを帳簿に記録しておくことが必要です。

それでは、この損益計算書と貸借対照表の作成に必要な準備について見ていきましょう。
青色申告は帳簿の付け方によって控除額が10万円と65万円に分かれますが、ここでは65万円控除の場合について説明します。

帳簿を作成する

帳簿とは、日々の取引の内容を記録するためのもの。お金やモノの出入りが把握できて経営状況が明らかになるため、会社や個人事業主には帳簿を付けることが欠かせません。

また、個人に所得があったときには所得税を納める義務が発生します。所得税の税額を計算するには、収入や経費を記録しておく必要が。帳簿の記入は、納税の義務を果たすためにも大切なことだと心得ましょう。

請求書や領収書などの控えを保存しておく

帳簿は、請求書や領収書、銀行の振込記録などを元に作成するもの。取引を証明するこれらの書類は、「証憑書類」と呼ばれます。証憑書類は、帳簿と合わせて保存しておくのが基本です。

青色申告の際には、帳簿や証憑書類を提出する必要はありませんが、税務調査が入ったときにはチェックの対象に。月別や科目別に整理し、決算ごとにまとめて保存しておきましょう。

証憑書類と帳簿の保存期間はほとんどが7年間(条件によって保存期間5年間のものもあり)。すべてを7年間保存しておくとわかりやすいでしょう。

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2. 複式簿記の記帳方法

赤いフレームのメガネを付けた少女が、人差し指立てて掲げている右手の先に、光る電球のイラストが描かれている画像

日々の取引を記録する帳簿は「仕訳帳」と呼ばれます。所得税青色申告決算書を作るには、仕訳帳を「総勘定元帳」に転記し、さらに損益計算書と貸借対照表にまとめる、という作業が必要です。

青色申告で65万円の控除を受けるには、仕訳帳を作成するときに「複式簿記」「発生主義」で記帳するのがポイント。ここでは「複式簿記」と「発生主義」、そして仕訳帳をまとめた「総勘定元帳」について説明しましょう。

複式簿記

複式簿記とは、現金の流れを2つの科目で表す記帳方法。
例えば、水道光熱費に1万円かかった場合、「水道光熱費 1万円」とだけ書くのではなく、「水道光熱費」と「現金」の2つの科目を使用します。

12月1日 水道光熱費 10,000 / 現金 10,000

このように記帳することで、「水道光熱費としての経費が1万円増えた」と同時に「現金で持っていた資産が1万円減った」という二面性を持った記録をすることができます。

発生主義

発生主義とは、現金のやり取りがいつ発生したかに関わらず、取引があった日付で費用と収益の計上をする会計方法。商品を販売したが売上金は後で入金される、というようなケースでも、販売した時点で帳簿を付けます。

そして現金が入ってきたときに再度仕訳を追加。現金の入出時に帳簿を付ける現金主義と比べ複雑な記帳をすることになりますが、在庫や固定資産、売掛・買掛、数カ月分まとめての請求などを月々の会計に計上できます。発生主義で帳簿を付けるメリットは、現時点での損益を正確に把握できるという点にあると言えるでしょう。

総勘定元帳

仕訳帳に複式簿記と発生主義で取引を記帳したら、次は総勘定元帳に転記します。総勘定元帳は、仕訳帳を勘定科目ごとにまとめたもの。勘定科目とは、冒頭で説明したとおり、取引の内容を示す項目です。

決算期が来たら、この総勘定元帳を元に損益計算書と貸借対照表を作成。これで所得税青色申告決算書は完成です。青色申告に必要なもう1つの書類「確定申告書B」には、収入金額から所得、税額などを計算して記入します。

こうしてできた所得税青色申告決算書と確定申告書Bに、医療費や生命保険などの控除関係の書類を添えて提出する、というのが青色申告の大まかな流れです。

3. 必要経費の勘定科目

メガネ・パソコン・電卓・たくさんの書類が並べられた机の前にいる人が、右手に持っている鉛筆で、ダブルリングノートに何かを書こうとしてる画像

青色申告の概要が把握できたところで、青色申告に必要な勘定科目について見ていきましょう。

勘定科目とは、冒頭で説明したとおり、取引の内容を示す項目。勘定科目は「資産」「負債」「資本」「収益」「費用」の5つに分類されます。このうち「資産」「負債」「資本」(現金や土地・建物、未払金、元入金など)は貸借対照表へ、「収益」「費用」(売上原価や必要経費など)は損益計算書へ記入する科目です。

所得税青色申告決算書には、あらかじめ勘定科目が記載されていますので、まずはそれに合わせて記帳していくとスムーズでしょう。以下に、損益計算書にある必要経費の勘定科目をいくつかご紹介します。

租税公課

租税公課とは、税金や公的な負担金を指します。消費税や自動車税といった税金や、住民票発行手数料などの公的なサービスの料金が例として挙げられます。

水道光熱費

水道光熱費には、電気やガス、水道などの料金が含まれます。青色申告をする個人事業主には、自宅を事務所として使用している人も多いでしょう。そうなると、水道光熱費をすべて経費として計上することはできません。その場合は、費用を事業用と個人用で分割する「按分」をすることになります。

減価償却費

自動車やパソコン、机など、長く使える高価なものは全額を一度に経費にしてしまうとその年だけ経費がかさみ、翌年は利益が大きくなるという可能性が。そのため、大きな買い物をしたときには購入した費用を数年~数十年かけて少しずつ「減価償却費」に計上していくという方法を取るのが原則です。

減価償却は、耐用年数1年以上、取得価格10万円以上のものが適用されます。ただし青色申告の場合、金額によっては「一括償却資産」「少額減価償却資産」として処理することも可能です。

接待交際費

接待交際費は、取引先や仕入先、得意先などへの接待・贈答にかかった費用。食事会やお中元・お歳暮などのほか、冠婚葬祭の慶弔費や御祝い金、お見舞金なども接待交際費です。

法人の場合は接待交際費に上限がありますが、個人事業主には限度額がありません。しかし、相手が事業に関係がある人でなければ交際費として認められないということを覚えておきましょう。

損益計算書には、このほかにも「消耗品費」「福利厚生費」「荷造運賃」などの勘定科目があります。帳簿を付ける前に確認しておくと良いでしょう。

勘定科目は自由に追加可能

帳簿を付けるときには、「この仕訳はどの勘定科目で作成したら良いの?」と迷うこともあるのではないでしょうか。勘定科目の選択については特に法律などはなく、先に説明した5つの分類が合っていれば任意で選んで良いということになっています。青色申告決算書にない勘定科目でも、頻繁に使用するのであれば自由に追加しても構いません。

たとえば、仕事に使う書籍をよく購入する人であれば「新聞図書費」を追加するとよいでしょう。少額であれば「雑費」へ含めても問題ありませんが、雑費の割合が多い帳簿は税務官に疑いを持たれるおそれがでてくるため、経費の内訳が適切に示せるように勘定科目を調整するとベターです。

ただし、税務調査や過去のデータとの比較のためには、一定のルールに則って勘定科目を選択することが大切。青色申告をするなら、所得税青色申告決算書に沿った勘定科目に沿って、一貫性のある帳簿を作成していくことが望ましいでしょう。

最後に

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※本記事は平成30年10月時点の情報を基に執筆しております。

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