フリーランスが請求書メールを送る際の例文を公開！請求を楽にする方法も | レバテックフリーランス

フリーランスが送付する請求書メールの例文

フリーランスは案件終了後、請求書を作成しクライアントに渡します。請求書はメールにファイルデータを添付して送付しても構いません。ただし、メールで請求書を送るときには以下の内容に気を配っているかが印象を左右します。

• 確認事項が簡潔に書かれており誰が見ても分かりやすいか
• 具体的なエピソードを交えつつ感謝の意が伝えられているか
• 案件が発生した場合の次回提案が添えられているか

上記3つの注意点を守った具体的なメールの例文を紹介していきます。なお、紙の請求書を送付する際は、上記の注意点を守って添え状を添付しておきましょう。

継続受注につながりやすい請求書メールの例文

以下は、継続した受注につながりやすい、印象の良いメールの例文です。

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株式会社◯◯ ◯◯部 ◯◯様

◯◯（案件名）にてお世話になっております◯◯（氏名）です。
◯月分の請求書をお送りしますので、お手数ですがご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

【添付内容】
・請求書（No.〇〇） 1通

【請求内容】
・請求番号：◯◯
・請求内容：◯◯
・請求金額：◯円
・支払い期限：◯年◯月◯日

ご不明点があれば遠慮なくお問い合わせください。

この度は誠にありがとうございました。
◯◯が発生した際、◯◯様のサポートによりスムーズに作業を進められ、心より感謝しております。

今回のようなプロジェクトのほか、◯◯や◯◯にも対応しておりますので、お手伝いできる内容がありましたらぜひお声がけください。

今後とも、何卒よろしくお願いいたします。


◯◯◯◯（氏名）
電話番号：◯◯
Mail：◯◯
URL：◯◯

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なお、請求書自体の記載項目を確かめておきたい方は、以下の記事をご覧ください。
フリーランスが請求書を作るために知っておきたいこと｜源泉徴収や消費税の書き方とは？

請求書をメールで送付する場合の例文

以下のように本文内容では請求内容の詳細は添えず、ファイルの添付がある旨だけを伝えるのでも問題ありません。

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件名：【◯月分請求書】◯◯◯◯（氏名）

株式会社◯◯ ◯◯部 ◯◯様

◯◯にてお世話になっております◯◯です。
平素より格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。

◯月分の請求書をメールにて送付しますので、ご査収のほどよろしくお願いします。

【添付内容】
・請求書（No.〇〇） 1通
（添付ファイル：◯◯.pdf）

ご不明点があればご遠慮なくお問い合わせください。
また、請求書原本の郵送の必要がありましたらお伝えください。

今後とも、何卒よろしくお願いいたします。


◯◯◯◯（氏名）
電話番号：◯◯
Mail：◯◯
URL：◯◯
 

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紙の請求書を郵送した場合のメールの例文

紙の請求書の送付を希望するクライアントへは以下のような例文を送り、たしかに請求書を送ったと報告しましょう。

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件名：【◯月分請求書郵送のご案内】◯◯（氏名）

株式会社◯◯ ◯◯部 ◯◯様

◯◯でお世話になっております◯◯です。

◯◯の請求書を添付いたしましたので、ご査収のほどよろしくお願いいたします。
また、あわせて請求書の原本も郵送いたしました。

本請求書に明記させて頂いた振込先へ、期日までにお振込み下さいますよう
よろしくお願い申し上げます。

ご不明な点がございましたら、お問い合わせください。

今後とも何卒よろしくお願いいたします。

【請求内容】
請求番号：◯◯
請求金額：◯円
支払期限：◯◯
添付ファイル：◯◯.pdf 1通

＜連絡先＞
◯◯◯◯（氏名）
電話番号：◯◯
Mail：◯◯
URL：◯◯

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郵送する請求書原本には、添え状も同封します。添え状とは、時候のあいさつのほか送付者の概要や送った書類の内容・枚数などを記したものです。受け取った側が書類内容の内訳を把握しやすく、ミスやトラブルがあった際に対応できます。

印象が悪くなる請求書メールの例文

印象が悪くなりやすいメールの例文も知っておくと、送信前に確認してミスを防げます。

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件名：請求書の件

請求書を送付しましたので、ご確認のほどよろしくお願いします。

◯◯（氏名）

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この内容では簡潔すぎますし、誰から誰宛なのか、何についての請求なのか不明瞭な点が多いです。担当者ならメールアドレスと最後の氏名で送信者や請求内容が分かる可能性もありますが、不親切であるのにはかわりません。

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請求書メールを送る前のチェック内容

メールを送る前には、請求書の内容や渡す方法などを確認しましょう。メールを送信してから誤りに気づいても遅く、印象を悪くしかねません。金額面のミスがあれば金銭トラブルのもとにもなります。

主な確認項目は以下の通りです。

＜請求書やメール作成前の確認項目＞

• 郵送や手渡しといったメール以外での提出を希望されていないか
• 見積書・注文書・契約書の内容から変更がないか
• 追加費用が発生した場合の記載に了承を得ているか
• 源泉徴収があるか
• 押印が必要か

＜請求書内容の確認項目＞

• ファイル形式は上書きできないものを選んでいるか
• 担当者以外が見ても分かる内容になっているか
• 宛名や振込先に誤りがないか
• 記入事項に抜け漏れがないか
• 誤字脱字がないか
• 計算ミスがないか
• 税込み・税抜き表記をしているか
• 押印が必要な場合に押されているか

請求書・メールを作成したら少し時間をあけてから確認するのが、ミスに気づきやすくなるのでおすすめです。

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メールで請求書を送る際の注意点

請求書をメールで送る際、複数の注意点があるので作成・送信前に確認するのが大切です。たとえば添付するファイルはPDFに変換しておかないと、データ改ざんやヒューマンエラーなどのリスクが懸念されます。そこで、具体的な注意点を5つ確認していきましょう。

事前にメールでの請求書送付の了承を得る

メール以外での請求書の提出を希望するクライアントもいるので、契約時や納品時に手段を決めておいてください。納品したタイミングで再確認するとより安心です。

自分はメールが良いと思っていても、クライアントが指定する方法と提出期日に則ります。もしも提出期日を過ぎてしまったらすぐに請求書メールを送付するのではなく、事情を説明し了承を得てから送信してください。

押印方法を確認する

請求書を正式な書類として証明するには、押印が必要です。とはいえ、電子書類への押印は法的効力がありません。まずはクライアントに押印の必要有無を確認してください。

もし希望されたら、押印方法を決めます。たとえば電子印鑑を作り押印する方法と印を押した紙をスキャンするやり方などがあるので、今後のやりやすさも踏まえて検討してください。

PDFファイルに変換して添付する

PDFファイルは修正できない特徴があるため、正式な書類を送るのに適しています。請求書作成によく利用されるWordやExcelで作った書類でも、必ずPDFファイルに変換してから送ってください。

WordやExcelはデータを改ざんされる恐れがあり、悪意がなくてもミスで数式を変更してしまう可能性があるからです。

件名に請求書添付の旨を記しておく

ビジネスではメールのやりとりが多いため、本文を開かずとも大まかな内容が分かる件名にしてください。あわせてフルネームも入れ、誰からのメールかが分かるようにもします。名字だけだと同じ名前の人がいる確率が高く、混乱を生じさせるので避けてください。

長過ぎる件名は読みにくく内容も分かりにくいので、シンプルに書きましょう。

電子帳簿保存法にもとづいた対応をする

メールでの請求書送付は電子取引に該当し、電子帳簿保存法に則った対応をしなければなりません。電子帳簿保存法とは、税務関係の帳簿・書類のデータ保存を認める法律です。データ保存が認められるかは一定条件を満たす必要があります。

たとえば、要件項目には「検索性の確保」があるので、ファイル名は「取引年月日・金額・自社名」が含まれたものに統一するなどです。また、電子データは発行者・受取人ともに7年間保存しなければなりません。

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請求書をメールで送るメリット・デメリット

クライアントに請求書をメールで送るメリットとデメリットを解説していきます。メリットを知っていれば積極的なメール活用でコスト削減ができます。

一方、デメリットを理解していれば、対策をしてリスクの軽減が可能です。具体的にどのようなメリットとデメリットがあるのか確認していきましょう。

送付に時間がかからず修正もしやすいメリットがある

郵送する場合、作成した請求書を印刷しなければいけません。印刷紙や封筒、インクなどが必要です。郵便局で手続きといった、時間や作業のコストもかかります。

メールでの送付にすればこれらのコストを削減でき、修正依頼があったときにも返送し合う手間が省けるのがメリットです。

情報漏洩のリスクがあるのがデメリット

メールによる請求書送付には、送信先の設定ミスやウィルス感染などによる情報漏洩のリスクがあります。請求書のデータが入っているパソコンを持ち歩いていると、紛失による情報流出も懸念されるでしょう。

セキュリティソフトを導入する、メール・パソコンの使用ルールを決めるなどの対策をするとデメリットを軽減できます。

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エージェント利用で請求書やメール作成を不要に

フリーランス向けのエージェントには、請求書の作成・提出が簡単にできるサービスを設けている場合があります。たとえば、レバテックフリーランスは登録者向けに書類作成・提出ツールを用意しています。

毎日の稼働時間と作業内容を入力すると作業報告書と請求書が自動作成されます。月末に確定作業をするだけで書類の提出・報酬の請求が完了するので、請求書やメールの作成・送付をしなくて良いサービスです。

書類作成ツールを使って、サポートのありがたさを感じたという人の声もあります。実際にフリーランスが請求書の作成を楽にできた感想を確認したい場合は、以下の記事をご覧ください。
42歳・Webディレクター｜登録から約2週間で決定！月50万円→68万円の収入アップも実現

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フリーランスの請求書メールに関するよくある質問

フリーランスは、請求書や送付する際のメールについてよくある疑問を解消しておくべきです。知らないまま取り組んでいると、ビジネスマナーが身についていないと思われかねません。

請求書の原本を廃棄した、クライアントに渡さなければならないのに発行しなかったなどがあれば必要な手続きができません。請求書・メールに関するよくある疑問を解消してください。

Q. 請求書をメールで送るときの件名は？

クライアントがメールを開かなくてもひと目で概要が分かるよう、件名には【請求書】と明記します。誰からの請求かも明確にするため、自分の氏名も入れてください。

本文には請求番号・請求内容・請求金額・支払い期限があるとクライアントの確認作業が楽になります。

Q. 請求書の原本はどうしたら良い？

請求書の原本は紙での保管が原則です。しかし、電子帳簿保存法の要件を満たせば電子データでの保存で良いとされています。また、どちらの場合でも7年間の保存が義務付けられているので、なくしたり捨てたりしないよう保管場所を定めておくと良いでしょう。

Q. フリーランスは請求書を発行する義務がある？

フリーランスとして案件を受注した人は、請求書の発行義務があるので必ず作成しクライアントに渡してください。クライアントは報酬を支払う際に消費税も払います。

しかし、消費税法では請求書がないと消費税の経費計上ができないと定められており、受注者からの発行が必要になるためです。

※本記事は2023年5月時点の情報を基に執筆しております。

最後に

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