請求書の書き方と基礎知識を解説
何を記載すれば良い?請求書の書き方と注意すべき点について

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請求書とは、取引先に支払いを求める際に発行する書類です。本記事では請求書の書き方に加えて、発行時の注意点やトラブルの対処法などについても解説します。

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0. 目次

1. 請求書の記載方法
2. 請求書に関する注意点
3. 請求書のトラブルと対処法

1. 請求書の記載方法

まずは、請求書の概要と記載方法について説明します。

請求書とは

請求書とは、取引先にお金の支払いを求める際に発行する書類です。

税務上の根拠となる書類を保存するという意味合いにおいて、請求書は重要な役割を果たします。消費税法では、請求書をはじめとする文書を残していなければ、その支払いを経費と認定することができないからです。

また、発注者と受注者、双方にとって円滑かつ間違いのないやりとりを行うためにも、請求書は用意した方が良いといえるでしょう。

記載項目とその書き方

請求書には特定の形式はないものの、原則的に記載するものとされている項目がいくつかあります。それが下記の5点です。

・請求書作成者の氏名もしくは名称
・取引の年月日
・取引の内容
・取引の金額(税込み)
・請求先の氏名もしくは名称

請求書作成にあたっては、支払期日を記載するのもポイントです。その際は、取引先にスムーズに入金してもらえるよう配慮しましょう。
例えば、発行日を相手の締日に合わせた日時にする、フォーマットや送付方法について事前に共有する、などです。

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2. 請求書に関する注意点

本項では、請求書に関して注意すべき点について見ていきましょう。

フリーランスが多い各職種における注意点

ITエンジニア

ITエンジニアの場合、人月・人日といった稼働時間に基づく請求が多くなる傾向にあります。そのためフォーマットは、こうした単位の記載がしやすいものを選択すると良いでしょう。
摘要としては、システム設計費、プログラミング費、システム保守費といったものが挙げられます。

デザイナー

デザイナーの請求書内容は、デザイン限定で作業を行ったのか、あるいはWebサイト全体の制作に関わったのかにより異なってきます。後者の場合にはデザイン費の他、コーディング費、ディレクション費などが摘要に含まれると考えられるでしょう。
なお、デザイン費は源泉徴収対象となり、それ以外は対象にならないという点には注意が必要です。

ライター

ライターの請求書によく用いられる摘要は、原稿料です。ライティング料と言い換えることもできます。取材時の交通費や宿泊費なども併せて請求しましょう。

請求書を発行する際の注意点

発行日

既に述べた通り、請求書の発行日には相手側の締日を記入するようにします。締日を過ぎていると翌月に繰り越され、支払いが遅れる場合があるためです。

宛名

敬称は、御中と様を同時に用いることないよう注意しましょう。部署に宛てて送付する際は御中、担当者宛ての場合は様を付けます。

3. 請求書のトラブルと対処法

最後に、請求書に関わるトラブルと対処法について解説します。

請求書の発行漏れ

相手に請求書が届かなければ、支払いがなされないケースも。請求書発行は基本的に自らの責任と捉え、発注書などと照らし合わせながら毎月回収状況を管理するようにします。

取引数が多い場合は、回収予定表を作成するのも手です。請求書番号や入金予定日、入金方法などをわかりやすく表にまとめておけば、発行・回収状況を管理しやすくなる可能性があります。

請求書の金額と入金額の不一致

もし実際の入金額が請求した金額と異なっていた時は、速やかに取引先に確認を。相手が金額を誤って入力した・間違えて他月の請求書で処理したなどのミスであれば、再度振り込んでもらう(あるいは返金する)ようにします。

請求書の記載に誤り

もしこちらが送付した請求書に誤りがあることがわかったら、先方に謝罪の上訂正してもらうようにしましょう。また、正しい内容の請求書を再送する際は、詫び状を添えると丁寧な対応となります。

なおレバテックフリーランスでは、個人事業主が行うことになる各種手続きについての相談も承っています。フリーランス転向をお考えの方は、ぜひお気軽にご相談ください。


※本記事は平成30年7月時点の情報を基に執筆しております。

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