請求書の書き方を解説！インボイス制度に対応する方法やテンプレートも配布 | レバテックフリーランス

請求書を作成する前に確認すること

請求書の作成前に、以下の3点を取引先に事前に確認しておきましょう。

• 請求日
• 請求金額
• 請求書の発行方法と送付方法

請求日は支払日にかかわるため、特に重要です。取引先によっては、「○日までに発行したものを次の支払日に払う」といったルールを設けている所もあるため、確認するようにしましょう。

請求書の作成に準備するもの

請求書を作成するために必要なものを、紙で発行する場合と電子で発行する場合に分けて説明します。

請求書を紙で発行する場合

• 請求書のテンプレート
• 封筒
• 切手
• 会社印
• 請求書在中のスタンプ

紙で発行する場合も、パソコンなどを使ってWordやExcelで作成し、紙にプリントアウトすることが多いです。なお、手書きでの作成も可能です。

封筒の表面には宛名と「請求書在中」のスタンプ（または手書き）を記載しましょう。裏面には、自身の住所や氏名を記載します。封かん日を記載し、封じ目も書くことで重要書類かつ未開封であることがわかりやすいでしょう。

封筒のサイズは、長形3号や角形2号がよく使用されます。

請求書を電子で発行する場合

• 請求書のテンプレート

電子で発行する場合は、パソコンなどを使い電子データで請求書を作成します。あらかじめあるテンプレートを使用することもできますし、WordやExcelで一から作成することも可能です。

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請求書のテンプレート

請求書のテンプレートをご用意しています。以下よりダウンロード可能です。

請求書のダウンロードはこちら

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請求書の書き方

請求書に記載すべき項目を紹介します。

①請求日

請求書を発行した日付を記載します。作成日ではなく、取引先の締め日に合わせて記載する必要があるでしょう。

②請求書番号

請求書番号は必須ではありませんが、あると書類を整理するうえで便利です。

Excelなどで作成する際は、自動的に採番される仕組みをつくっておくと効率的でしょう。

③請求先の宛名

請求書を受け取る会社名または個人名を記載します。敬称は、会社の場合は「御中」、個人の場合は「様」です。

④送付者の情報

請求書を送付する側の情報を記載します。

記載内容は、「会社名または個人名」「住所」「電話番号」です。印鑑はなくても問題ありませんが、押印することで請求書の信頼性を上げたり、改ざんを防止することができます。

また、適格請求書発行事業者の場合は、「登録番号」を必ず記載する必要があります。免税事業者の場合は不要です。

⑤合計請求金額

消費税などを含めた合計の請求金額を記載します。

⑥請求内容

請求対象となる品名と数量、金額を記載します。

標準税率（10%）と軽減税率（8%）の対象が区別ができる印をつけておくとわかりやすいでしょう。軽減税率の対象は、酒類・外食を除く飲食料費、週2回以上発行され定期購読契約をする新聞です。

⑦消費税など※適格請求書発行事業者のみ

適格請求書発行事業者の場合は、「税率」「税率ごとの合計金額（税抜）」「税率ごとの消費税額」を別途記載する必要があります。

適格請求書に関して知りたい方は、以下のインボイス制度に関する記事をご覧ください。
【図解つき】インボイス制度にフリーランスはどう対応するべき？影響や検討ポイントを解説

⑧備考（振込先など）

備考欄には、補足する情報があれば記載します。振込先の情報などを記載するのが一般的です。

振込先を記載する際は、振込手数料に関しても明記しておきましょう。振込手数料は振り込む側が負担することが一般的ですが、取引先との取り決めによっては異なる場合もあります。

振り込む側が手数料を負担する場合も、「お振込手数料は貴社にてご負担いただきますようお願いいたします」と一言付け加えておくと、丁寧かつトラブルを防げるでしょう。

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インボイス制度に対応する方法

2023年10月より開始されているインボイス制度に対応した請求書の書き方を紹介します。適格請求書発行事業者と免税事業者で記載内容に違いがあるため、しっかり確認しましょう。

適格請求書発行事業者の場合

適格請求書発行事業者の場合、通称インボイスと呼ばれる適格請求書を発行することになります。名前、年月日、請求内容等の基本的な内容に加え、税率ごとの合計金額、消費税額、税率の記載が必要です。

また、適格請求書発行事業者であることを証明する登録番号の記載もしなくてはなりません。

免税事業者の場合

免税事業者の発行する請求書は、区分記載請求書と呼ばれます。

区分記載請求書には、氏名や年月日、請求内容などに加え、税率ごとの合計金額を記載する必要があります。免税事業者であっても、消費税の10%をこれまで通り請求することが可能です。

適格請求書との違いとしては、登録番号や税率ごとの消費税額や税率を記載する必要がない点です。

参考：問④免税事業者の交付する請求書等 お問い合わせの多いご質問｜国税庁

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請求書の書き方に関する注意点

請求書を作成する際の注意点を解説します。

• 印鑑の種類
• 消費税の扱い
• 源泉徴収の有無
• 郵送方法

印鑑の種類

請求書への押印は義務ではありませんが、印鑑があることで書類の信頼性が上がったり、偽造の抑止になります。

会社で使用する印鑑には、丸印や銀行印、角印などの種類がありますが、請求書には主に角印が使用されます。個人事業主やフリーランスで、角印がない場合は、普段から使用している個人の印鑑でも問題ありません。

消費税の扱い

請求書には、「税込金額」「税抜金額」「消費税額」を記載するのが基本です。

消費税の計算に端数が出た場合、切り上げまたは切り捨ての判断は自由であり、発行する事業者に委ねられています。請求書によって扱い方法が異なることのないよう、事前に消費税の扱い方を決めて統一するようにしましょう。

源泉徴収の有無

仕事の業種によっては、源泉徴収が発生し報酬から差し引かれて支払いされる場合があります。源泉徴収の対象は、原稿料や講演料、芸能などの出演料です。

対象となる職種の場合、源泉徴収の有無について取引先と認識を合わせておくと良いでしょう。

参考：No.2792 源泉徴収が必要な報酬・料金等とは｜国税庁

郵送方法

請求書を紙で発行し郵送する場合、郵送方法に注意する必要があります。請求書は信書の扱いとなるため、普通郵便やレターパックで送付するようにしましょう。

宅配業者のメール便は基本的に不可です。

参考：信書に該当する文書に関する指針｜総務省

請求書作成時の注意点に関しては以下の記事でも紹介しています。
フリーランスが請求書を作るために知っておきたいこと｜源泉徴収や消費税の書き方とは？

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請求書のトラブルと対処法

最後に、請求書に関わるトラブルと対処法について解説します。

請求書の発行漏れ

相手に請求書が届かなければ、支払いがなされないケースもあります。請求書発行は基本的に自らの責任と捉え、発注書などと照らし合わせながら毎月、回収状況を管理することが大切です。

取引数が多い場合は、回収予定表を作成する方法もあります。請求書番号や入金予定日、入金方法などをわかりやすく表にまとめておけば、発行・回収状況を管理しやすくなるでしょう。

請求書の金額と入金額の不一致

実際の入金額が請求した金額と異なっていた時は、速やかに取引先に確認をしましょう。相手が金額を誤って入力した・間違えて他月の請求書で処理したなどのミスであれば、再度振り込んでもらう（あるいは返金する）ようにします。

請求書の記載に誤り

もしこちらが送付した請求書に誤りがあることがわかったら、先方に謝罪の上、訂正してもらうようにしましょう。また、正しい内容の請求書を再送する際は、詫び状を添えると丁寧な対応となります。

なおレバテックフリーランスでは、個人事業主が行うことになる各種手続きについての相談も承っています。フリーランス転向をお考えの方は、ぜひお気軽にご相談ください。

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請求書の書き方に関するよくある質問

請求書の書き方に関するよくある質問に答えていきます。

Q. 請求書を発行する際に、特に注意すべき項目はありますか？

宛名、発行日の記載は特に注意が必要です。また、源泉徴収される場合はその金額の記載も重要です。

Q. 請求書は手書きで作成してもいいですか？

請求書は必要事項の記載があれば、手書きで作成することも可能です。

Q. 請求書は保存しておく必要がありますか？

個人事業主の場合、請求書は5年間保存しておく必要があります。

Q. 請求書の支払い期限を過ぎても支払いがない場合はどのように対処すべきですか？

請求書の支払い期限を過ぎても支払いがない場合、まずは取引先に確認します。それでも支払いがない場合、内容証明郵便で請求書を送ります。それでも解決しない場合は、法的手段を検討しましょう。

報酬未払いへの対応に関しては、以下の記事でも紹介しています。
報酬未払いのフリーランスはどうするべき？踏み倒し防止策を解説

Q. フリーランスのライターの原稿料は源泉徴収の対象になりますか？

フリーランスのライターの原稿料は源泉徴収の対象になります。

※本記事は2024年3月時点の情報を基に執筆しております。

最後に

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