ちゃんと理解出来ていますか?
知らないと赤っ恥?フリーランスが請求書を作成するときの10個の常識

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フリーランスが請求書を発行する際には、守るべきマナーやルールがあります。
例えば「御中」「様」の使い分け、請求番号といった基本的な項目から、税込み・税抜き、源泉徴収の表示など、請求書発行の基本的な項目をまとめましたので、駆け出しのフリーランスも、経験を積んだフリーランスも、自分のやり方が間違っていないか、確認のためにぜひチェックしてみてください。

本記事ではフリーランスの源泉徴収についても解説しています。
源泉徴収は会社員だけでなく、フリーランスにも関係してくる知識です。
間違った請求書の作り方をして恥ずかしい思いをしないためだけでなく、損をしないためにも正しい書き方を覚えましょう!

1.「御中」「様」の使い分け

 


まずは意外と間違えやすい、宛名に用いる「御中」と「様」の使い分けを解説したいと思います。

「御中」は社名、部署名、団体名などの後に添えるもので、「様」は個人名に添える敬称。
ですから「様」は、社名や部署名の後には使うのはNGですし、
個人名に「御中」は使わないこともマナーです。

たとえば、企業宛てに請求書を送る場合には、「◯◯株式会社 御中」と記し、
部署名も含める場合には、「◯◯株式会社 △△部署 御中」と書きます。
さらに宛名が企業名や部署名に続き、個人名で終わる時には、「◯◯株式会社 (個人名)様」と表記します。

「御中」と「様」は同時に使うことはできないので、「◯◯株式会社 御中 (個人名)様」という書き方は間違いです。

◎【正しい書き方】

社名:◯◯株式会社 御中
社名 + 部署名:◯◯株式会社 △△部署 御中
社名 + 個人名:◯◯株式会社 (個人名)様
社名 + 部署名 + 個人名:◯◯株式会社 △△部署 (個人名)様

☓【間違った書き方】

社名 + 様:◯◯株式会社 様
個人名 + 御中:(個人名)御中
御中と様を同時に使う:◯◯株式会社 御中 (個人名)様

 

2. 請求日(発行日)

個人の場合には、請求書を発行した日を請求日として記すことが多いですが、企業宛の場合には請求先の締め日を記載することが多いです。
請求書を発行した日を請求日とするのか、それとも締め日を請求日とするのかは、事前に取引先に聞いておく必要があります。
締め日も20日、月末など、企業によって異なるので、分からない時は勝手に判断せず、必ず相手に確認してから請求日を記載しましょう。
 

3. 請求書番号

請求書への記載は必須ではありませんが、再発行を依頼されたり、確認が必要になった時などには、番号を記してあると該当の請求書を特定しやすくなるというメリットがあります。
請求書番号の振り方に決まりはないので、それぞれが管理しやすい番号を割り振れば問題はありません。

番号の決め方についてですが、桁数は大きめにしておき、重複しないように割り振っていきます。
たとえば、頭3ケタは取引先コード、下4ケタは請求書の発行順に割り振るなど、請求書番号を見れば取引先がわかるようにしておくと、後で検索する時に探しやすくなります。

【請求書番号の例】

※頭3ケタが取引コード、下4ケタが請求書番号

◯◯社の取引コード 100
請求書番号:100 - 0001

△△社の取引コード200
200 - 0002
 

4. 消費税の表示

 


請求書には、内税(消費税込)か外税(消費税別)かを記載します。
単価は税抜きで記し、小計の後に消費税を記すのが一般的です。

【免税事業者について】

以下の免税事業者の条件に当てはまる場合、消費税の納付が免除されます。

・基準期間における課税売上高が1,000万円以下

※基準期間は免税事業者となるかを判断する期間のことで、個人事業主は前々年、法人は前々事業年度が対象です。特定期間(個人事業主はその年の前年の1月1日から6月30日まで、法人はその事業年度の前事業年度開始の日以後6ヶ月の期間)における課税売上高が1,000万円を超えた場合は課税事業者となります。

参照:No.6501 納税義務の免除(国税庁)
https://www.nta.go.jp/

【免税事業者の消費税請求について】

免税事業者は消費税の納付を免除されるわけですが、消費税を請求してはいけないわけではありません。
売上に対する商品の仕入れや、備品を購入する場合、消費税を支払っているわけですから、請求しないと自分がその消費税分を負担することになります。

たとえば、取引先に経費も含めて請求する際、外注費に消費税がかかっていたり、購入した素材に消費税がかかっているのに、税抜きで請求してしまうと消費税分だけ値引きしてしまうことになります。
取引先にとってこちらが免税事業者であるかどうかはわかりませんし、消費税を請求することは法律違反ではありません。
 

5. 源泉徴収

 

源泉徴収は、会社員だけを対象にした制度ではありません。
フリーランスや個人事業主も対象となります。

そもそも源泉徴収とは、報酬や給与などの支払いを行う者が、支払う際に税金(所得税)を差し引いた金額を支払う制度のこと。
差し引かれた税金は、支払者が代わって国に納める仕組みとなっています。

フリーランスの源泉徴収に関する対応は企業によって異なり、源泉徴収を行っていない企業もありますので、
源泉徴収額を差し引くかどうかは請求書発行前に確認しておくべき事項です。

フリーランスに関係する源泉徴収の対象となる報酬・料金は、原稿料や講演料、デザイン料、カメラマン代、モデル代などです。
これらの報酬・料金に対する源泉徴収は、以下の式で計算します。

・支払金額が100万円以下:支払金額 × 10.21%
・支払金額が100万円超:( 支払金額 − 100万円)× 20.42% + 102,100円

参照:No.2792 源泉徴収が必要な報酬・料金等とは(国税庁)
https://www.nta.go.jp/

 

6. 振込手数料

振込手数料を、支払者と請求者、どちらが負担するかは、請求書を発行する前に確認しておきたい事項です。
一般的には支払者が振込手数料を負担することが多いですが、請求者が負担するケースもあります。
請求者のフリーランスが振込手数料を負担する場合には、振込手数料を差し引いた金額を請求します。
契約書に振込手数料をどちらが負担するのかについて書かれていることもあるので、内容を確認しておきましょう。
 

7. 封筒に「請求書在中」と書く

義務ではありませんが、DMなどと間違えて破棄されないように、封筒には「請求書在中」と書いておきましょう縦向きの封筒の場合は左下に、横向きの封筒の場合は右下に記載します。
「請求書在中」のスタンプも市販されていますので、そちらを活用することで省力化が可能です。
 

8. 請求書はメールやFAXだけでもOK?

請求書の送付方法は請求先の企業によって異なり、請求書原本の郵送を必要とするところもあれば、メールやFAXだけでOKというところもあります。
原本の提出を求めない企業もありますので、この辺りのルールについては事前に確認しておきましょう。
 

9. 押印は必要?

法律上は、双方の合意があれば口頭で請求を行うこともできます。
そのため、請求書なしで請求を行うことも可能となり、もちろん請求書に押印がなくても法律上は問題はありません。

ただ、トラブルを避けるために請求書の発行や押印を義務付けている企業は、多いのが現状です。
PDFで送付する場合も押印が必要か、電子印鑑が使えるかどうか、なども企業によって異なるため、前もって確認しておく必要があります。
 

10. 請求書はPDFで

請求書をデータで送付する場合には、改ざんを防ぐためにPDFで送るのがマナーです。
ExcelやWordで作成したらそのまま送付せず、必ずPDFに変換してから送りましょう。

いかがでしたか?取引先との信頼関係を保つためにも、こういったルールはしっかりと把握しておきたいですね。



 

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