個人事業主がマイナンバーを必要とするのはいつ？注意点もわかりやすく解説 | レバテックフリーランス

マイナンバーの基本知識

個人事業主として、確定申告や各種行政手続きを行う上で、マイナンバーは欠かせないものです。
ここでは、マイナンバーの基本的な知識について詳しく解説していきます。

マイナンバー（個人番号）とは

マイナンバー（個人番号）は、日本に住むすべての人に割り当てられた12桁の番号のことです。社会保障や税、災害対策といった行政手続きを効率化し、国民の利便性を高めることを目的として導入されました。

マイナンバー制度については、下記のページを参考にしてみてください。
社会保障・税番号制度(マイナンバー制度)の概要｜国税庁

マイナンバーカードと通知カードの違い

マイナンバーを受け取るには、「マイナンバーカード」と「通知カード」の2種類があります。マイナンバーカードと通知カードの違いは、本人確認書類として利用できるかどうかです。

通知カードは、名刺大の大きさの紙製のカードで、マイナンバーの確認のために使います。

一方、マイナンバーカードは、プラスチック製のカードで、運転免許証のように顔写真が入っており、本人確認書類として使用することが可能です。また、ICチップが搭載されており、オンラインで行政手続きを行う際にも利用します。

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個人事業主がマイナンバーの提出を求められる場面

個人事業主がマイナンバーを提出する場面は、主に5つあります。

• 確定申告を行うとき
• 金融機関と取引するとき
• 不動産を売買するとき
• 従業員として雇用されるとき
• 行政の手続きをするとき

下記で詳しく説明します。

フリーランスがマイナンバーを使う場面については、下記の記事でも紹介しています。
フリーランスがマイナンバーを使う場面は？メリットや注意点を解説

確定申告を行うとき

個人事業主は毎年、確定申告を行い、その年の所得や税金を計算し、納税します。確定申告の際、税務署へ提出する書類にマイナンバーを記載する必要があります。

マイナンバーを記載することで、税務署が個人事業主の所得を正確に把握しやすくなるため、手続きをスムーズに行うことができます。

確定申告について詳しく知りたい方は、下記の記事を参考にしてください。
初めての個人事業主の確定申告｜必要書類やいくらから必要でいつまでにするか

金融機関と取引するとき

銀行口座の開設や投資信託への加入など、金融機関と取引する際に、マイナンバーの提示が必要になります。マネーロンダリングやテロ活動を支援するための資金提供など、犯罪を防止するためです。

顧客の本人確認を厳格に行うことで、犯罪への対策を強化しています。

不動産を売買するとき

不動産を売買する際、売主と買主は契約書にマイナンバーを記載します。不動産取引における税務処理や登記手続きにおいて、個人を特定するためです。たとえば、不動産の売却益が出た場合、確定申告でマイナンバーを使って個人を特定し、適切な税額を計算します。

また、登記手続きにおいても、所有者を明確にするためにマイナンバーが利用されます。

従業員として雇用されるとき

個人事業主が、従業員として会社に雇用される場合、マイナンバーを会社に提出する必要があります。企業は、従業員の給与計算や社会保険手続きのために、マイナンバーを使用するからです。

たとえば、給与から所得税を源泉徴収したり、社会保険料を計算したりする際に、マイナンバーが使われます。

行政の手続きをするとき

行政機関が提供するサービスを受ける際、マイナンバーの提示を求められる場合があります。マイナンバーによって、不正受給を防止し、サービスを適切に提供するためです。

マイナンバーが必要な行政手続きには、児童手当の申請や、公共施設の利用手続き、生活保護の申請などが挙げられます。

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従業員がいる個人事業主は従業員のマイナンバーを管理をしよう

従業員を雇用している場合、個人事業主は従業員からマイナンバーを収集し、適切に管理する必要があります。源泉徴収票や給与支払報告書の作成などに従業員のマイナンバーが必要となるためです。

マイナンバーの収集は、マイナンバーカードや通知カードの提示を求めることや、そのコピーをとることだけに留まらず、従業員から口頭で聞き取ったマイナンバーをメモすることも含まれます。

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個人事業主がマイナンバーを収集する際の注意点

マイナンバーは重要な個人情報であるため、その取り扱いには細心の注意が必要です。
ここでは、個人事業主がマイナンバーを収集する際に注意すべき点を解説します。

下記でそれぞれ説明します。

利用目的を明示する

マイナンバーを収集する際は、マイナンバーは個人情報にあたるため、利用目的を相手に明確に伝えなければなりません。このことは個人情報保護法第18条で義務付けられています。

たとえば、業務委託契約を締結する際に、源泉徴収票にマイナンバーの記載が必要な場合は、その旨を相手に伝え、理解を得る必要があります。

適切に保管する

マイナンバーを収集した後は、漏洩や不正利用を防ぐため、安全な方法で保管する必要があります。具体的には、マイナンバーを書面で保管する場合は、鍵付きのキャビネットに入れる、電子データで保管する場合はアクセス制限を設けるといったことを行いましょう。

また、マイナンバーを取り扱う担当者を限定し、責任者を設置することで、管理体制を強化することも重要です。

本人確認を徹底する

マイナンバーを収集する際は、本人から提供されたものかどうか、しっかりと確認する必要があります。本人確認を怠ると、なりすましや不正利用のリスクが高まるためです。

運転免許証などの顔写真付きの公的証明書で本人確認を行うことを徹底しましょう。

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個人事業主のマイナンバーに関するよくある質問

個人事業主のマイナンバーに関するよくある質問に答えていきます。

Q. マイナンバーカードを無くした場合の対処法は？

マイナンバーカードを紛失した場合、悪用を防ぐために、まずはマイナンバー総合フリーダイヤル（0120-95-0178）に連絡し、マイナンバーカードの機能を停止する手続きを行いましょう。

その後、速やかに市区町村役場で再発行の手続きを行ってください。再交付には手数料がかかり、申請から受け取りまでには時間を要する場合があるので、事前にお住まいの市区町村のホームページで確認するのがおすすめです。

Q. 従業員からマイナンバーの提示を拒否された場合は？

従業員からマイナンバーの提示を拒否された場合、提出は義務であることを伝え、再度要請しましょう。

それでもなお、マイナンバーの提供を受けられない場合は、書類の提出先の機関に相談してください。

※本記事は2024年5月時点の情報を基に執筆しております。

最後に

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