請求書の書き方は？必須項目やテンプレート、記載する際の注意点 | レバテックフリーランス
請求書の書き方は？必須項目やテンプレート、記載する際の注意点
「請求書の正しい書き方に自信がなく、取引先から不備を指摘されたり入金が遅れたりしないか心配…」というフリーランスの方はいませんか？
この記事では、請求書の書き方を解説します。請求書の種類から必須の項目、インボイス制度への対応方法までをまとめました。ダウンロードして使えるテンプレートもあるので、作成に不安を感じているフリーランスの方はぜひ参考にしてください。
請求書の種類
請求書は、主に「適格請求書」と「区分記載請求書」の2種類に分かれます。インボイスの登録をしているかによって発行すべき請求書が異なるため、まずは自分が消費税の課税事業者なのか、免税事業者なのかを確認しましょう。
適格請求書（適格請求書発行事業者の場合）
適格請求書はインボイス制度に対応した請求書で、適格請求書発行事業者として登録した事業者が発行するものです。後ほど詳しく解説しますが、従来の請求書と比べて詳細な情報を記載する必要があり、必要項目が記載された適格請求書は、取引先が仕入税額控除を受ける際の証拠書類となります。
適格請求書を必要とする事業者との取引を維持・拡大するには、適格請求書発行事業者として適格請求書を発行した方が良い場合があるでしょう。インボイスに対応するか迷う方は、以下の記事でメリットとデメリットを確認してください。
【図解つき】インボイス制度にフリーランスはどう対応するべき？影響や検討ポイントを解説
区分記載請求書（免税事業者の場合）
区分記載請求書は、適格請求書発行事業者として登録していない免税事業者が発行する請求書です。インボイスに対応していないフリーランスはこちらの請求書を発行します。区分記載請求書には、取引年月日や取引内容、税率（8%・10%）ごとの合計金額を記載します。適格請求書とは異なり、税率ごとの消費税額の記載は不要です。
【テンプレート付き】請求書の書き方
請求書には、適格請求書か区分記載請求書かに関わらず、必ず記載しなければならない事項があります。以下の画像はインボイスにも対応した適格請求書の例ですが、ここでは両方に共通する記載項目について詳しく解説していきます。
以下のページからは上記のテンプレートをダウンロードできます
1.請求日
請求書における「請求日」は、請求書を発行した日付を指します。請求日は取引先の締め日に合わせるのが一般的であるため、事前に取引先に確認する必要があります。請求日の表記方法は、「令和5年11月15日」や「2023年11月15日」のように西暦・元号どちらでも構いません。取引先の慣行に合わせると良いでしょう。
2.請求書番号
請求書番号は、請求書を管理するための番号です。必須ではありませんが、番号があると請求書の識別や検索が容易になります。請求書番号の付け方に決まりはないので、自分で管理しやすい体系を作りましょう。一般的な請求書番号の付け方としては以下があります。
- 年月-連番（具体例：202611-001）
- 取引先コード-年月-連番（具体例：A123-202611-001）
3.請求先の宛名
請求書の宛名には、相手先の名称を記載します。相手が個人事業主の場合は「様」、法人の場合は「御中」をつけるのが一般的です。ただ、個人名を屋号としている相手先の場合、敬称は「御中」となります。法人の場合は「◯◯株式会社 御中」のようにし、「（株）」といった略称は用いず正式名称で記載しましょう。
4.送付者の情報
送付者の情報として、あなた自身（または会社）の基本情報を記載します。記載内容は、「会社名または個人名」「住所」「電話番号」です。必要に応じてメールアドレスやFAX番号を記載しましょう。印鑑はなくても問題ありませんが、押印することで請求書の信頼性を上げたり、改ざんを防止したりできます。
詳しくは後述しますが、適格請求書の場合はこちらに登録番号を記載します。
5.合計請求金額
消費税を含めた合計の請求金額を記載します。
6.請求内容
請求対象となる品名と数量、単価、明細金額を記載します。1枚の請求書で複数の請求を行う場合は、複数行にそれぞれの内容を記載します。見本の画像のように、軽減税率の対象となる内容がある場合は、「※」を入れてその旨の表記を行いましょう。
7．小計、消費税など
「小計」には商品やサービスの税抜きの合計金額を記載します。「消費税」には消費税のみの合計金額を記載しましょう。「小計」と「消費税」を合わせた額が合計請求金額となります。
詳しくは後述しますが、適格請求書発行事業者の場合は、見本の画像のように「税率ごとの消費税額」も記載する必要があります。
8.備考（振込先・振込手数料など）
備考欄には、補足する情報があれば記載します。振込先の情報などを記載するのが一般的です。振込先を記載する際は、振込手数料に関しても明記しましょう。振込手数料は振り込む側が負担することが一般的ですが、取引先との取り決めによっては異なる場合もあります。振り込む側が手数料を負担する場合も、「お振込手数料は貴社にてご負担いただきますようお願いいたします」と一言付け加えておくと、丁寧かつトラブルを防げるでしょう。
【フリーランス向け】適格請求書（インボイス）で記載が必要な項目
適格請求書（インボイス）には特定の項目の記載が義務付けられています。フリーランスが適格請求書発行事業者として請求書を作成する場合、以下の項目を漏れなく記載しましょう。
引用元：インボイス記載事項チェックシート｜国税庁
売手（自社）の氏名または名称および登録番号
適格請求書には、自身の氏名もしくは社名に加えて、適格請求書発行事業者としての登録番号を記載する必要があります。登録番号は、税務署から通知された「T+法人番号」または「T+数字13桁」の形式です。
登録番号は取引先がインボイス制度における仕入税額控除を受けるために必要な情報です。間違いがあると取引先に迷惑をかける可能性があるため、注意して記載しましょう。
取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
請求書には提供した商品やサービスの内容を明確に記載する必要があります。特に重要なのは、軽減税率（8%）の対象となる品目がある場合、その旨を明記することです。軽減税率の対象となるのは、飲食料品（酒類と外食を除く）や定期購読の新聞などです。
フリーランスの多くは標準税率（10%）のサービスを提供していると思われますが、飲食関連のサービスを提供している場合は注意が必要です。
10％・8％それぞれの対象となる対価の総額および適用税率、消費税
適格請求書では、税率ごとに区分して対価の総額（税抜金額）と適用税率を記載する必要があります。標準税率（10%）と軽減税率（8%）の商品・サービスが混在する場合は、それぞれを分けて表示しなければなりません。
以下のように、10%対象の税抜金額と消費税、8%対象の税抜金額と消費税を分けて記載しましょう。
- 10%対象：￥25,000｜消費税：￥2,500
- 8%対象：￥13,000｜消費税：￥1,040
形式は自由？請求書の作り方
請求書の形式は法律で厳密に定められているわけではありません。必要な項目が含まれていれば、デザインや構成は自由に決められます。請求書を作成する方法は主に2つあります。
- ExcelやWordで作成する
- 会計ソフトを利用する
ExcelやWordは無料のテンプレートが豊富でコストをかけずに請求書を作成できます。Excelで作成する場合は、以下のページからダウンロードできるテンプレートをご利用ください
会計ソフトは利用料はかかりますが、請求書のデータを一元管理できることや、クラウド型のソフトであれば税制改正に自動で対応してくれるのがメリットです。
郵送？メール？請求書の送り方
請求書の送付方法には主に以下の方法があります。
- 電子データをメールで送る
- 紙の請求書を郵送する
- FAXを送付する
どの方法を選ぶかは、取引先の希望や業界の慣行に合わせるのが良いでしょう。
電子データで請求書を送る際は、PDF形式でメール送信するのが一般的なやり方です。以下の記事ではメールの例文を紹介しているので、こちらも参考にしてください。
フリーランスが請求書メールを送る際の例文を公開！請求を楽にする方法も
紙での郵送を求められた場合は、印刷した請求書を郵送します。取引先と日常的にFAXでやり取りしている場合は、FAXで送付するケースもあるでしょう。
請求書の書き方に関する注意点
請求書を書く際に注意したいことを紹介します。作成前に確認したい事項や、作成後の注意点についても紹介するので、これから作成する方は参考にしてください。
事前に取引先と発行日や請求金額について確認する
請求書を作成する前に、取引先と請求書の発行日や請求金額について確認しましょう。発行日は請求書の作成日ではなく取引先の締め日に合わせるのが一般的です。請求金額については、単価ごとに記載するのか、取引ごとに記載するのかなどを決めておきましょう。
ほかにも、以下のような項目について事前の確認が必要です。
- 請求書の送付方法
- 請求金額の記載方法
- 振込手数料の負担者
- 消費税の扱い（免税事業者は消費税を請求するか・しないか）
印鑑は必須ではないがあったほうが良い
請求書への押印は法律上必須ではありませんが、取引の信頼性を高める効果があります。特に伝統的な業界や大企業との取引では、押印された請求書が求められることがあるでしょう。取引先によっては押印不要の場合もあるため、事前に確認してください。
フリーランスの場合は認印で十分ですが、法人の場合は角印を使用するのが一般的です。ExcelやWordで請求書を作成する際は、一度印刷して押印します。電子請求書の場合は、電子印鑑を使うこともできます。
源泉徴収の有無に気を付ける
仕事の業種によっては、源泉徴収が発生し報酬から差し引かれて支払いされる場合があります。源泉徴収の対象は、原稿料や講演料、芸能などの出演料です。対象となる職種の場合、源泉徴収の有無について取引先と認識を合わせておくと良いでしょう。
参考：No.2792 源泉徴収が必要な報酬・料金等とは｜国税庁
フリーランスの源泉徴収に関して詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。
フリーランスの源泉徴収とは？税金の計算方法や確定申告時の対応や注意点
請求書は紙もしくは電子データで一定期間保存する
フリーランスが適格請求書を発行した場合は、控えを作成して7年間保存する義務があります。紙で発行した請求書は紙で保存しますが、電子取引で発行した請求書は、電子帳簿保存法に基づき一定の要件を満たしたうえで電子データのまま保存することになっています。
要件の詳細は国税庁が公開しているチェックシートで確認してください。
参考：電子取引関係｜国税庁
請求書作成や手続きを簡単に済ませる方法
フリーランスの方で請求書の作成に不安がある場合や、作成を簡単に済ませたい場合は、レバテックフリーランスのようなフリーランスエージェントの利用がおすすめです。
レバテックフリーランスが提案する案件に参画いただいた場合、作業報告書と請求書の作成・送信を行えるツールを利用して簡単に書類作成を行えます。また、見積書・業務委託契約書などをご自分で一から作成する必要はありません。
レバテックフリーランスでは、ITエンジニア向けの案件の提案を行っています。案件選びだけではなく、手続きや契約についての相談にも対応するので、ITフリーランスとしてこれから活動を始めたい方はぜひご相談ください。
請求書の書き方に関するよくある質問
ここでは、請求書の書き方に関するよくある質問に答えます。
Q. 請求書を発行する際に注意すべき項目は？
取引先名や金額に間違いがないか注意しましょう。取引先の名称は「（株）」といった略称は使わず正式名称で記載します。金額については、契約書や発注書と照らし合わせて確認し、計算ミスがないようにしてください。
適格請求書発行事業者として請求書を発行する場合は、登録番号や税率ごとの消費税額の記載を忘れないように気をつけましょう。
Q. 請求書は手書きで作成しても良い？
請求書は手書きで作成しても問題ありません。ただ、手書きの請求書は、字の読みづらさや計算ミスのリスクがある点に注意が必要です。手書きする場合は、黒のボールペンといった消えない筆記具を使用します。書き間違えた場合は、取り消し線で訂正するのではなく、一から書き直す必要がある点にも気をつけましょう。
Q. 請求書は保存しておく必要がある？
自分が発行した請求書については、原則として控え（写し）の保存が必要です。特に適格請求書（インボイス）を発行した場合は、控えの作成と保存が義務となっているので注意してください。メールで請求書を送付した場合は、電子帳簿保存法により電子データでの保存が義務付けられているため、必ずデータを残しておきましょう。
Q. 請求書の支払い期限を過ぎても支払いがない場合はどうする？
請求書の支払い期限を過ぎても支払いがない場合、「入金の確認ができないため、ご確認をお願いします」といった内容のメールや電話で連絡しましょう。それでも支払いがない場合、内容証明郵便で請求書を送ります。詳しい対処方法は以下の記事でも紹介しているので、未払いで困っている場合は参考にしてください。
報酬未払いのフリーランスはどうするべき？踏み倒し防止策を解説
Q. フリーランスライターの原稿料は源泉徴収の対象？
所得税法では、フリーランスライターの原稿料は源泉徴収の対象となり、支払者は支払時に一定率の所得税を差し引く義務があります。ただ、支払者が個人の場合は源泉徴収が不要なケースもあるため、源泉徴収の有無が気になる場合は事前に取引先に確認しましょう。請求者側が請求書に源泉徴収額を記載するのは義務ではありません。
※本記事は2026年2月時点の情報を基に執筆しております。
最後に
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