見積書の郵送は信書に含まれる？フリーランスなら知るべき信書の定義 | レバテックフリーランス

信書の定義

フリーランスになると、見積書や納品書などの書類を送付する機会が多くなるものです。
その際に知っておきたいのが、送付している書類は「信書」に当てはまるのかどうか。
信書は規定の方法で送付しなかった場合、郵便法違反となってしまうのです。
意外とやってしまいがちな郵便法違反を防ぐためにも、信書の基準について確認しておく必要があるでしょう。

信書の定義は、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、または事実を通知する文書」と、郵便法第4条第2項、および民間事業者による信書の送達に関する法律第2条第1項で定められています。
特定の受取人とは、「この人に送りたい」と差出人が特別に定めた相手のこと。特定の相手に何かを通知するような書類は、ほとんど信書となります。

ただし、荷物に添付する添え状については、信書であっても規定の送付方法以外が認められることがあります。
宅配便などで、荷物をメインとして簡単な挨拶や送付物の説明などが書かれた送付状が添えられていたとしても、それは違法にはなりません。
しかし、内容が添え状の範囲を超えていると判断されてしまった場合には違法となるので注意しましょう。

下記に、信書になるものとならないものを大まかに分別しました。事前に確認して、うっかり間違えてしまわないようにしておきましょう。

信書に当てはまるもの

・書状…手紙など
・請求書類…領収書、納品書、見積書、申請書、契約書、申込書など
・許可書類…認定書、免許証、表彰状など
・会議招集通知類…業務報告書、結婚式の招待状など
・証明書類…戸籍謄本、印鑑証明書、商品の品質証明書など
・ダイレクトメール…文書に受取人の名前が記載されており、受取人に差し出す趣旨が明らかな文章のもの

信書に当てはまらないもの

・カタログ、ダイレクトメール類…受取人を指定せず、該当や店頭での配布などを前提につくられている汎用的な内容のもの
・書籍類…新聞、手帳、雑誌、ポスター、カレンダーなど
・小切手類…株券、手形など
・乗車券類…定期券、入場券、航空券など

当てはまらないものの中には、個別の相談結果による事例もあるので、場合によっては信書の扱いとなることがあるかもしれません。
心配な場合は、信書として送付したほうが安心です。

関連記事 : 受領した領収書はどのように管理する？フリーランスが交わす書類の基礎知識

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信書の送付方法

信書は、総務大臣から許可を受けた信書便事業者にのみ送達が認められています。
現在利用できるサービスとしては、日本郵便の「定形郵便」「定形外郵便」「EMS」「レターパック」、佐川急便の「飛脚特定信書便」が挙げられます。
郵便局からであれば信書を送っても良いというイメージがあるかもしれませんが、「ゆうパック」「ゆうメール」などのサービスでは信書を送ることはできないので注意しましょう。

それぞれのサービスの違い

信書を送ることができる郵便局のサービスの中でも、代表的なものについて紹介します。

・定形郵便物
サイズは最小縦14cm×横9cm～最大縦23.5cm×横12cm×厚み1cm、重さ50g以内の郵便物を送れるサービス。
料金は、重さ25g以内の場合は82円、50g以内の場合は92円です。

・定形外郵便物
定形郵便物には規格内と規格外があります。

〈規格内〉
最大縦35cm×横25cm×厚み3cm、重さ1kg以内のものを送ることができます。
最小は、円筒形の場合は高さ3cm×長さ14cm、それ以外のものの場合は縦14cm×横9cmで、それ以下であっても6cm×12cm以上の耐久力のある布製、もしくは厚紙の宛名札をつければ差し出すことができます。
料金は、50g以内の場合120円、100g以内の場合は140円…と重さごとに高くなっていき、最大の1kg以内では570円となります。

〈規格外〉
最大縦（長辺）が60cm以内、縦×横×厚みが90cm以内で、重さ4kg以内のものを送ることができます。最小の基準は規格内と同じです。
料金は、50g以内の場合200円、100g以内の場合220円…と重さごとに高くなり、最大の4kg以内では1330円となります。

・レターパック
レターパックは、A4サイズ（340mm×248mm）、4kg以内の荷物であれば一律料金で送付することができるサービスです。
対面で届けてもらえ、交付記録郵便となるレターパックプラスと、郵便受けに投函してもらえるレターパックライトがあり、ライトの場合は厚みに3cm以内の制限があります。
どちらの場合も、レターパック専用の封筒を購入し、それに送りたい荷物を入れて送付するのが基本。郵便ポストから送ることができます。
料金は、レターパックプラスが510円、レターパックライトが360円です。

関連記事 : 確定申告を郵送で行うには？注意点や準備するものまとめ

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郵送サービスの使い分け

定形郵便物、定形外郵便物の送付の際には便利なオプションサービスがあります。
どんな書類を送るのかに応じて、適したサービスを利用するようにしましょう。

・速達
速達料金を追加することで、通常の郵便物よりもスピーディに相手のもとに届けてもらうことができます。
急ぎで送付する必要があるものにつけると良いでしょう。

・書留
書留には、一般書留や現金書留などの種類があります。郵送物を郵便局に預けてから配達までの送達過程を記録してくれるサービスで、もしも送付物が破損したり、無事に届かなかった場合には実損額を賠償してもらえるのが特徴。貴重品などを郵送するときには便利なサービスです。

・内容証明
郵便物の内容について証明してくれるサービス。誰が誰にどんな内容の文書を送付したのか謄本を作成し、郵便局に証明してもらうことができます。
自分が送った書類の内容を客観的に証明したい場合に有用です。

このように、信書の郵送サービスには色々なものがあるのがあります。用途に応じて適したサービス、オプションを選択するようにしましょう。

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見積書の郵送に関するよくある質問

ここでは、見積書の郵送に関するよくある質問に答えていきます。

Q. 信書を規定の方法以外で送付した場合、どのような法的リスクがありますか？

信書を規定の方法以外で送付した場合、郵便法で3年以下の懲役または360万円以下の罰金を課すと定められており、罰則を受ける可能性があります。

Q. 信書と非信書の区別の基準は何ですか？

信書とは、特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書と定義され、個人宛ての手紙や重要文書が該当します。一方で広告や宣伝資料などが非信書とされます。

Q. 定形郵便物と定形外郵便物の違いは何ですか？

定形郵便物は、サイズや重さが定められた規格に収まっているものです。一方、定形外郵便物は、定形郵便物の規格から外れているものです。

Q. 一般書留と現金書留の違いは何ですか？

一般書留は小切手や有価証券を送る際に利用され、現金書留は送金が必要な場合に利用されます。どちらも送達過程を記録してくれるサービスと万一の場合の賠償があるのが特徴です。

Q. どのような書類が信書に該当しますか？

納付書や領収書、結婚式等の招待状、免許証、証明書類、ダイレクトメールなどが信書に該当します。
※本記事は平成30年6月時点の情報を基に執筆しております。

最後に

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