見積書の郵送方法を解説！送付状の書き方やチェックポイントも紹介

見積書を送る3つの方法

見積書を送る方法としては「郵送」「メール」「FAX」という3つの手段があります。どの手段で送るかについては、必ず事前に取引先とすり合わせておきましょう。

それぞれの特徴と手順については、以下で詳しく説明します。

1.郵送

郵送はメールやFAXでの送付と比べて手間と時間がかかる方法です。後述するように送付状や封筒、切手などの用意が必要になるからです。また、普通郵便の場合、相手先に届くのにある程度の日数がかかるうえ、郵便局は土日・祝日の配達を行いません。

これらの点を見越して、見積書を郵送する際は早めに準備に取り掛かることをおすすめします。なお、見積書は信書に該当するため、宅配便やメール便での送付は認められていません。

参考：信書とは｜総務省

2.メール

見積書は、メールで送ることも可能です。印刷や投函の手間がかからず、郵送や後述するFAXによる送信と比べてスピード面で優れた方法です。送信時には、件名に「見積書」と記載することで相手方の見落としを防ぐことができ、後日検索する際にも探しやすくなります。

なお、送付にあたっては改ざんを防止するため、WordやExcel形式ではなくPDFや画像ファイル形式を選択しましょう。さらにセキュリティの観点から、パスワードによりファイルを保護しておくと安心です。

以下の記事では、メールで請求書を送る方法を解説しています。併せてお読みください。
フリーランスが請求書メールを送る際の例文を公開！請求を楽にする方法も

3.FAX

FAXも見積書を送る方法の一つです。

印刷された状態で取引先に届くため、パソコンやスマートフォンなどの電子機器が使えない環境でもすぐに確認が可能です。

FAX送信後は、他の書類に紛れてしまうことを防ぐため、到着確認の連絡を怠らないようにしましょう。また、FAX番号を間違えると相手に届かないばかりでなく、情報漏洩にもつながってしまうため、間違いのないよう送信前に入念に確認しなければなりません。

なお、郵送の場合と同様、送る際は送付状をつけるのがマナーです。

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見積書を郵送する際に準備すべきもの

見積書の郵送にあたっては、いくつか用意するものがあります。下記を参考に、郵送の準備を進めましょう。

送付状

送付状は、取引先に「何が送られてきたのか」を端的に伝える役割を果たします。送付する書類の内容や部数を記載するのが一般的であり、見積書に限らずビジネスで書類を送付する際には送付状を添えるのがマナーです。

見積書を郵送ないしFAXで送る際は、必ずこの送付状を作成のうえ同封・送信しましょう。

なお、記載内容の詳細については後述します。

長形3号の封筒

見積書および送付状を入れる郵送用封筒も用意しましょう。

サイズに決まりはありませんが、長形3号が適しています。これはA4の書類を三つ折りにして入れるのにちょうど良いためです。色味はカジュアルな印象を与える茶色を避け、ビジネスシーンで好ましいとされる白色を選ぶのが無難です。

封筒の表面には宛先を、裏面には差出人の情報を記載しましょう。窓付封筒がある場合は、送付状に記載した宛先が見えるように入れることで、宛先を記入する手間を省けます。

表面に「見積書在中」と赤字で記載、またはスタンプを押すと視認性が上がり、ほかの郵送物に紛れてしまうリスクを避けられます。

切手

郵送には切手も必要です。

なお、下記の通り送付物の重量によって必要な切手は異なります。

重量と対応する切手の価格（長形3号の封筒使用時、定形・定形外規格内郵便の場合）

• 送付物の重量が50gまでの場合：110円切手
• 送付物の重量が50g以内の場合：140円切手
• 送付物の重量が100g以内の場合：180円切手
• 送付物の重量が150g以内の場合：270円切手
• 送付物の重量が250g以内の場合：320円切手
• 送付物の重量が500g以内の場合：510円切手

長形3号の封筒で見積書と送付状それぞれ1枚だけを送る場合、通常は110円切手で問題ないことが多いでしょう。ただし、見積書の枚数が多かったりその他の書類も同封したりしてボリュームが増え重量が増す場合は、140円以上の切手が必要になります。

参考：料金制度について｜日本郵便株式会社

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見積書の作成方法

続いて、見積書の本文作成から投函までの一連の流れを紹介します。投函前のチェックリストも記載しているので、参考にしてみてください。

見積書の書き方

見積書の紙面上部中央に「御見積書」と太字で記載したうえで、以下の情報を記載します。

• 発行年月日
• 送付者の情報
• 取引先の情報
• 案件・商品・サービス名
• 単価
• 数量
• 案件・商品・サービス別の合計金額
• 総額

見積書のテンプレートを使用する際は、相手方の名前や見積金額に誤りのないよう注意しつつ作成しましょう。下記に厚生労働省が作成した見積書の例を載せているので、参考にしてみてください。

引用元 : 在宅ワーカーのためのハンドブック｜厚生労働省

送付状の書き方

送付状の構成は、以下のとおりです。

• 1.タイトル・送付先情報・送付者情報・日付
• 2. 挨拶・御礼
• 3. 送付書類の内容説明

紙面の上部には「送付状」と記載したうえで、日付と宛先の情報、右下に差出人情報を記載します。宛先は個人名・担当者名まで記載のうえ、必ず敬称をつけましょう。本文には、「どのような書類を送るのか」を簡潔に記載します。

封筒へのしまい方

見積書の上に送付状が来るよう整え、印字面が内側に来るよう下から三つ折りにして封筒にしまいます。なお見積書が複数枚に渡る場合は、1枚目が最上部に、2枚目がその次に来るようにという要領で順番に重ねたうえで三つ折りにしてください。また、窓つき封筒を使用する場合は、書類の上部が表になるZ折にしましょう。

封をして、切手を貼れば準備完了です。投函前に宛先に間違いがないか再度確認しましょう。

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【チェックリスト付き】送付状・見積書作成時の注意点

見積書・送付状に誤りがあると、取引先からの信頼を失いかねません。

誤字や脱字がないか、特に企業名や担当者名に誤りがないよう気をつけてください。作成後は、下記のチェックリストを参考に、誤りがないか今一度チェックしましょう。

【チェックリスト】

• 日付は正しいか
• 宛名（会社名・個人名）は正確か
• 自社情報（住所・電話番号など）に誤りはないか
• 見積書の金額に誤りはないか
• 押印されているか
• 送付状の内容は正確か
• 封筒の宛名と差出人情報は正確か
• 適切な金額の切手が貼られているか
• 必要な書類は揃っているか

以下の記事では、フリーランスの方向けに請求書の書き方を解説しています。併せてご覧ください。
フリーランスの請求書の書き方を解説！インボイス制度に対応する方法やテンプレートも配布

※本記事は2025年11月時点の情報を基に執筆しております。

最後に

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