納品書はどう書く？フリーランスが知っておきたい書類の種類や送り方 | レバテックフリーランス

フリーランスの業務フロー

フリーランスとひと口に言ってもライターやデザイナー、エンジニアなど職種はさまざまなものがありますが、大まかな業務の流れは以下のとおりです。

・発注者から業務の依頼を受け、見積書を作成
・発注者との合意により、案件を受注
・納品の際に納品書を発行
・請求書を発行
・入金を確認した後、領収書を発行

上記から分かるように、案件受注の際は発行する書類が多くあります。
それぞれの書類の役割は、以下のとおりです。

見積書、請求書

見積書は、依頼を受けた内容や単価、合計金額、条件などを記載した書類です。フリーランス側から複数の業者に見積書の発行を求め、条件が良いところを選ぶ「相見積」を行う場合もあります。
請求書は、納品したサービスなどの対価をもらうための書類です。

納品書（領収書）、受領書

受注したものを納品する際に作成します。
納品書がないと、発注者は契約書を見ながら確認しなければなりません。納品物をチェックする際、不便を感じさせないために必要となる書類です。
そのほか、納品書とともに受領書を送ることもあります。受領書は、発注者が納品を確認したことを証明する書類です。
前払いの取引のときは、納品書兼領収証とする場合もあります。

次項では、納品書の書き方を見ていきましょう。

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納品書の記入方法

納品書に記載する内容は、以下のとおりです。

・書類作成者の氏名
・取引年月日
・取引内容
・取引金額（税込み）
・発注者の氏名、または名称

納品書には、納品物の名称や個数、単価、合計金額などを記載し、業種次第では納品場所を記します。

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納品書の送付方法

納品書を送る際は、以下の方法があります。

・郵送
・FAX
・メール

納品書は、納品物と一緒に渡したり同封して送ったりするのが一般的です。メールの際は、PDFを送信します。
納品書の内容と納品物が一致しているか確認するために、併せて受領書を送ったりサインを求めたりすると良いでしょう。

発注者によっては「納品書はFAXで良いが、請求書は原本にしてほしい」など希望を言われることもあるため、柔軟に対応することが大切です。

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納品書に関するよくある質問

ここでは、納品書に関するよくある質問に答えていきます。

Q. 納品書にはどんな項目を記載するべきですか？

納品書には、発注者の詳細情報、納品日、納品した商品やサービスの詳細、数量、単価、合計金額等の項目を記載するべきです。また、請求書番号や支払い条件等の情報も記載すると良いでしょう。

Q. 個人事業主の納品書の保管期間は何年ですか？

個人事業主は受け取った納品書を5年間保管する義務があります。また、課税売上高が1,000万円を上回る個人事業主は消費税課税事業者となるため、仕入税額控除を受けるための納品書は7年間保管しなければいけません。

Q. 納品書と受領書の違いは何ですか？

納品書は商品の明細が記載されており、商品を納品する際に取引先に提出するものです。受領書は商品や金銭を受け取った際に、引き渡した相手に対して「確かに受け取りました」という証明をするものです。

Q. 納品書を電子化するメリットは何ですか？

納品書を電子化するメリットとしては、紙の納品書の保管によって起こる問題の解消が挙げられます。また、電子データは劣化することがなく、データ管理をしっかりと行っておけば紛失リスクも減少されます。

Q. 納品書が必要な理由は何ですか？

納品書とは、取引したサービスや商品の内容を確認できる重要な証憑書類です。また、納品書があることで取引先へ安心感を与えることができ、自社の業務管理にも役立ちます。

最後に

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