青色申告の必要書類を解説！種類や入手方法、確定申告後の保管期間 | レバテックフリーランス
青色申告の必要書類を解説！種類や入手方法、確定申告後の保管期間
「青色申告したいけど必要書類が分からないので一覧を知りたい」という方はいませんか？
この記事では、確定申告で必要な書類の種類を紹介します。さらに、申告後に保管義務がある帳簿や領収書の保存期間も説明します。青色申告をなるべく簡単に済ませる方法もお伝えするので、余裕を持って確定申告したい方はぜひご覧ください。
青色申告で提出が必要な書類
青色申告の特典を受けるには、以下の書類が必要です。
- 青色申告承認申請書
- 確定申告書（第1表・第2表）
- 青色申告決算書
- 所得控除を受けるための各種証明書
- 本人確認書類
- 銀行口座がわかる書類
それぞれの書類について詳しく見ていきましょう。
青色申告承認申請書
青色申告承認申請書は、青色申告を行うために事前に提出する書類です。この申請書を税務署に提出し承認を受けることで青色申告を行えるようになります。
新規開業の場合は、開業から2ヶ月以内に提出が必要です。青色申告を行う際は開業届の提出も必要になるので、同時に提出すると良いでしょう。すでに白色申告を行っていて青色申告に切り替えたい場合は、確定申告を行う年の3月15日までに青色申告承認申請書を提出する必要があります。
用紙は税務署で入手するか、国税庁のWebサイトからダウンロードできます。提出は税務署への持参・送付するか、e-Taxソフトでのオンライン提出も可能です。
確定申告書
確定申告書は、1年間の収入や経費、所得などを計算して税務署に申告するための書類です。青色申告では、「第1表」と「第2表」の2種類の確定申告書を提出します。
第1表
第1表は、収入金額や所得金額、控除額、納付すべき税額などを記載する書類です。ここには、1年間の事業所得や配当所得など、すべての所得の合計額とそれにかかる税金の計算結果を記入します。
引用元：確定申告書等の様式・手引き等（令和７年分の所得税及び復興特別所得税の確定申告分）｜国税庁
第2表
第2表は、主に所得控除の詳細や住民税に関する事項を記入する書類です。第1表には控除の「合計額」のみを記載しますが、第2表には「どの保険に入っているか」「誰を扶養しているか」といった具体的な内訳を記入します。
具体的には、社会保険料や生命保険料、寄附金の額などを記載する欄があります。また、配偶者や扶養親族、事業専従者のマイナンバー情報を記載する欄もあるので、該当する項目は漏れなく記入しましょう。
引用元：確定申告書等の様式・手引き等（令和７年分の所得税及び復興特別所得税の確定申告分）｜国税庁
青色申告決算書
青色申告決算書は、1年間の事業の収支や資産・負債の状況を記載する書類です。全部で4枚あり、55万円控除もしくは65万円控除を受けたい場合はすべてのページの記入が必要です。10万円控除を選択する場合は、4枚目（貸借対照表）の作成は必要ありません。
なお、青色申告決算書にはいくつかの種類があり、事業所得の申告では「一般用」を用います。
1枚目（損益計算書）
青色申告決算書の1枚目は、損益計算書の概要部分です。ここには、売上（収入）の総額から、必要経費を差し引いた金額を記入します。さらに、その金額から青色申告特別控除額を差し引いた最終的な課税対象となる「所得金額」を記入します。
引用元：確定申告書等の様式・手引き等（令和７年分の所得税及び復興特別所得税の確定申告分）｜国税庁
2・3枚目（損益計算書の内訳）
2枚目と3枚目は、1枚目の損益計算書の詳細を記載するページです。1枚目に記入した各項目の詳細を記入していきます。
2枚目には、月ごとの売上や仕入金額の推移、従業員への給与内訳などを記入します。続く3枚目に記入する内容は、パソコンや車などの「減価償却費」の計算や、店舗や事務所、駐車場などの「地代家賃」の内訳などです。
引用元：確定申告書等の様式・手引き等（令和７年分の所得税及び復興特別所得税の確定申告分）｜国税庁
4枚目（貸借対照表）
4枚目の貸借対照表には、事業に関わる資産と負債の状況を記載します（10万円控除の場合は提出不要）。
貸借対照表とは、事業資金を「どのように集めたか」、そしてその資金が現在「どのような形で保有されているか」を左右対照に整理した表のことです。お金の流れを記録する仕組み上、左側の「資産の部」と右側の「負債・資本の部」の合計額は必ず一致します。金額が揃わないと受理されないおそれがあるため注意してください。
引用元：確定申告書等の様式・手引き等（令和７年分の所得税及び復興特別所得税の確定申告分）｜国税庁
所得控除を受けるための各種証明書
所得控除を受ける場合は、各種証明書類が必要です。代表的な所得控除には、以下のようなものがあります。
- 社会保険料控除
- 生命保険料控除
- 地震保険料控除
- 寄付金控除
- 住宅ローン控除
各種保険料に関する証明書類（控除証明書）は、毎年10月から1月頃にかけて各機関から送られてきます。ふるさと納税を行った場合は、自治体から送られてくる「寄附金受領証明書」を保管しておきましょう（※）。
住宅ローン控除を受ける際は、10月頃に金融機関から送付される「住宅ローンの残高証明書」のほか「建物・土地の不動産売買契約書」といった書類が必要です。新築・中古の購入・改修工事などの各種区分によっても必要書類が異なるので、詳しくは国税庁の案内をご確認ください。
このほかの所得控除については、以下の記事で詳しく解説しています。
※確定申告とワンストップ特例は併用できません
本人確認書類
確定申告を行う際には、本人確認書類としてマイナンバーカードが必要です。マイナンバーカードがない場合は、「番号確認書類」と「身元確認書類」の2種類の提出が必要です。それぞれの内容は以下となっています。
【番号確認書類】
- 通知カード
- 住民票の写しまたは住民票記載事項証明書（いずれもマイナンバーの記載があるもの）
などのいずれか一つ
【身元確認書類】
- 運転免許証
- 公的医療保険の被保険者証
- パスポート
- 身体障害者手帳
- 在留カード
- 税務署から送付される「確定申告のお知らせ」はがき
などのいずれか一つ
銀行口座が分かる書類
確定申告で税金の還付を受ける場合には、振込先となる銀行口座の情報が必要です。書類の添付は不要ですが、通帳やカードといった口座番号と名義人が確認できる書類を用意しておきましょう。
なお、還付金は確定申告を行った本人の口座にしか振り込めないため、家族の口座情報を記入することはできません。口座名義に店舗や事務所名などの屋号が含まれている場合も入金されないので注意しましょう。
確定申告後も手元に置いておくべき書類と保管期間
青色申告を行った後も、関連書類は一定期間保管しておく必要があります。万が一、税務調査が入った場合に、収入や経費の正当性を証明するためです。原則として、青色申告を行う個人事業主は「帳簿書類を7年間保存する義務」があります。
主に保存しておくべき書類とその期間は以下の通りです。
なお、消費税を納めている方（課税事業者）や、インボイス制度に登録している方は、請求書やその写しを「7年間」保存する必要があります。 上記で「5年保存」とした書類であっても、消費税に関わるものは7年保存となるので注意してください。
青色申告の流れ
青色申告を行うための全体的な流れを理解しておくと、計画的に必要書類の準備を進めることができます。ここでは、青色申告の基本的な流れについて説明します。
青色申告決算書・確定申告書を作成する
確定申告の時期が近づいてきたら、1年間の取引を締めくくり、提出書類の作成に入ります。手順としては、まず「青色申告決算書」で事業の利益（所得）を確定させ、その結果をもとに「確定申告書」で最終的な税額を計算する流れになります。
決算時に慌てて領収書を探すことがないよう、日々の記帳をこまめに行っておくことが、この工程を最短で終わらせる近道です。各種控除に必要な証明書も忘れず手元に揃えておきましょう。
2月16日から3月15日の間に提出する
作成した確定申告書と青色申告決算書は、毎年2月16日から3月15日までの期間内に税務署に提出します（開始日・終了日が土日の場合は翌平日に変更）。提出方法は、以下の3つです。
- 税務署の窓口に直接持参する
- 郵送で提出する
- e-Taxを使って電子申告する
提出期限に遅れると、加算税や延滞税などのペナルティが課されるおそれがあるため、余裕をもって準備を進めましょう。特に、確定申告期間の終盤は税務署が混雑するため、早めの提出をおすすめします。
確定申告に遅れた場合の対処法については以下の記事を参考にしてください。
確定申告の期限はいつからいつまで？遅れた際の手続きについても解説
青色申告をなるべく簡単に行う方法はある？
青色申告は白色申告に比べて書類の準備や記帳の手間がかかりますが、いくつかの工夫をすることで負担を軽減できます。ここでは、青色申告をなるべく簡単に行うための方法を紹介します。
会計ソフトで記帳を自動化する
青色申告を簡単に行うための方法は、会計ソフトを活用することです。会計ソフトで日々の記帳を行うことで、確定申告書類も簡単に作成できます。
会計ソフトには以下のようなメリットがあります。
- 銀行口座やクレジットカードと連携して取引を自動記録できる
- レシートをスマホで撮影するだけで経費として登録できる
- 青色申告決算書や確定申告書を自動で作成できる
- データをクラウドで保存できるため紛失のリスクが低い
多くのソフトは無料お試し期間があるため、いくつか試して自分に合ったものを選びましょう。
領収書・請求書をこまめに整理する
領収書や請求書をこまめに整理することで、確定申告時の作業を楽にできます。効率的な領収書・請求書の管理方法としては以下が挙げられます。
- 経費が発生したらすぐに専用のフォルダやボックスに保管する
- 会計ソフトと連携して自動登録する
- デジタル保存を活用する
お金の動きがあったら当日中やその週中などこまめに記帳を済ませることで、確定申告時の作業負担を減らせます。後でまとめて記帳すると取引内容の記憶が薄れてしまうので、日にちを置かずに記帳する習慣を作りましょう。
専門家に相談して不安を解消する
青色申告に関して不安がある場合は、税理士をはじめとする専門家に相談することも選択肢に入れましょう。専門家に依頼することで正確な申告書類を作成できるほか、自分では気づかなかった控除や節税対策を提案してもらえる可能性もあります。
一般的には、税理士をつける目安は「売上が1,000万円を超えたら」といわれます。理由としては、売上規模がこれくらいになると経理の手間が増えること、税額が増えるので節税対策が必要になること、などが挙げられます。
青色申告に関するよくある質問
青色申告に関してよく寄せられる質問とその回答をまとめたので、初めて青色申告を行う方はぜひ参考にしてください。
Q.フリーランスの青色申告に必要な書類は？
フリーランスが青色申告を行うのに必要な基本的な書類は以下の通りです。
- 青色申告承認申請書（初めて青色申告を行う場合）
- 確定申告書
- 青色申告決算書
- 所得控除の証明書類
- 本人確認書類
- 銀行口座が分かる書類
Q.提出不要でも保管しておく必要がある書類は？
青色申告を行う場合、原則として帳簿や決算書、領収書などは「7年間」、その他の見積書や請求書などは「5年間」の保存が必要です。
ただし、インボイス発行事業者や消費税の課税事業者は、「請求書（インボイス）」についても7年間の保存が必要になります。また、電子メールやWebで受け取った請求書データは、データのまま保存するルール（電子帳簿保存法）もあるので注意してください。
Q.青色申告にはどんなメリットがある？
青色申告のメリットは、最大65万円の特別控除が受けられることです。そのほか、赤字を3年間繰り越せる、家族への給与を経費にできる、減価償却費の特例が使えるといったメリットがあります。
※本記事は2026年2月時点の情報を基に執筆しております。
最後に
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