領収書の保管でのポイント

2024年1月31日

領収書の紛失を防ぐには、日頃からきちんと整理・管理しておくことが大切です。最近では電子保存など、様々な保管方法があるため、自分に合った方法で大切に保管しておきましょう。

個人事業主やフリーランスの確定申告について具体的に知りたい方は、以下の記事も併せてご覧ください。
フリーランス（個人事業主）がミス無く確定申告を終えるために押さえておくべき12のチェックリスト

レバテックフリーランスはITエンジニア専門の
フリーランスエージェントですまずは相談してみる

ご登録者様限定機能詳しく見る

詳しく見る

領収書の定義

領収書とは

領収書とは一般的に、代金の授受を証明するために発行される書類を指します。代金を受け取る側が、支払い者に対し金銭を受け取ったことを証明する役割を果たします。

領収書に必要な記載項目

領収書と認められるためには、以下のような記載項目が必要です。

発行年月日
宛名
金額（金銭の前に「￥」、後に「－」を付けるなどのルールに従い改ざんできない表記にする）
取引内容
発行側の住所、氏名、捺印

なお、必要な項目が記載されていればレシートも領収書の代替として有効です。

領収書がもらえない、紛失したという場合は、必要事項が記載された書類であれば領収書の代替になるケースがあります。クレジットカード決済、ネットショッピングの場合は、金額などが明記された取引明細をプリントアウトすることで、正式な領収書とすることはできませんが取引の証明になります。

関連記事 : 個人事業主の領収書について

フリーランスの税金について相談する

領収書の管理方法

フリーランスとして働く際には、「経費」が発生します。フリーランスにとって、経費は確定申告での税金の支払い額に関わってきます。業務上必要な経費を払った際には、領収書が経費発生の証明になるため、大切に保管しておくことが必要です。

しかし、実際に領収書を保管するとなると、消耗品の購入費、交通費などこまごまとしたものが多く、整理することを手間と感じる人も多くいるでしょう。そのため、自分に合った方法を見つけて、日頃から保管しやすいように心掛けておくことが大切です。

領収書の保管方法

・ファイルや封筒に入れる
ファイルや封筒などに月別・項目別にして保管する方法です。何かに入れる代わりに台紙などに糊付けしておくのも良いでしょう。

・電子保存
現在では領収書の電子保存が認められています。電子保存されていれば原本は破棄しても良いため、細々した紙類を整理することが苦手な方に向いている方法です。ただし電子保存のためには、タイムスタンプの付与や入力期間の制限などのさまざまな要件を満たす必要があるため、始めるまでのハードルが高いという面もあります。

・クレジットカードの利用明細を補完として
クレジットカードの利用明細は領収書やレシートの代わりにはなりませんが、クレジットカード会社から送られてくる月ごとの利用明細は出費を把握しやすいため、領収書やレシートを管理する際の補完としては活用できます。

フリーランスの税金について相談する

領収書保管時の注意点

保管期間が定められている

領収書は確定申告後も保管しておく必要があります。これは各法律によって定められており、法人であれば7年、フリーランスの場合は白色申告者が5年、青色申告者が7年と決められています。税務調査が入ることもあるので、しっかりと管理・保存しておくことが大切です。

感熱紙の領収書の保管

レシートを領収書として代替する際、その紙が感熱紙であるかどうか確認しておきましょう。感熱紙は、光や熱によって簡単に印字が消えてしまうことがあります。そのため、印字が消えてしまう前にコピーしておいたり、手書きの領収書を発行してもらうなどの対策を取っておく必要があります。

記載事項の抜けがないか確認

領収書としての有効性を高めるためには、発行年月日・宛名・金額などの記載があるかの確認が必要です。抜けている場合、領収書として認められないこともあるので注意しましょう。

なお「金額が5万円以上の領収書は、収入印紙の添付が必須」ということを聞いたことがあるかもしれませんが、これはあくまで領収書を発行する側の話。領収書を受け取る側としては、収入印紙がなくとも問題ありません。

関連記事 : 青色申告をする際の領収書・レシートの扱いについて

フリーランスの税金について相談する