領収書・レシートの概要を解説
青色申告をする際の領収書・レシートの扱いについて

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領収書とレシートは、いずれも代金を支払ったことを証明するための書類です。本記事では、領収書・レシートの概要や青色申告時の扱い、保存方法などについて解説します。

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0. 目次

1. 青色申告での領収書とレシートの扱い
2. 領収書の概要
3. 領収書・レシートの保存方法

1. 青色申告での領収書とレシートの扱い

レシートの金額を計算している人の画像

まずは、領収書とレシートの違い、および青色申告における領収書とレシートの扱いについて見ていきましょう。

領収書とレシートの違い

領収書とレシートは、いずれも代金を支払ったことを証明するための書類です。発行日や支払先、支払金額などが記されていれば、両者とも経費精算において有効性を持つといえるでしょう。

違いとしては、領収書には宛名が記載されているのに対し、レシートにはそれがないということがいえます。また、領収書の記載金額は一括であること・レシートの金額は品目ごとの記載があることも、両者の相違点の一つです。

領収書とレシートの役割

領収書やレシートは、青色申告で経費計上を行う際に必要となる書類です。前項でも述べた通り、レシートは取引の証明に必要な項目が印字されているため、領収書と同等のものとして見なされると考えられます。

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2. 領収書の概要

領収書の画像

次に、領収書・レシートの概要を確認していきます。

領収書・レシートが認められる条件

一般的には発行日・支払金額・支出用途・発行元が記されていることが、領収書・レシートが認められるための条件となります。ただし、宛名が上様であったり、但し書きが単にお品代などと書かれたりしているなど詳細な内容を欠く場合は、取引の証拠として不十分とされることもあるので注意が必要です。

領収書・レシートの保存期間

青色申告の場合、領収書・レシートの保存期間は7年間です。ただし、青色申告事業者で前々年に得た所得が300万円以下だった人の場合は、領収書・レシートを始めとする現金預金取引等関係書類を保管する年数は5年とされています。

保存をしていなかった場合の罰金はありませんが、税務調査が行われるにあたって困らないようにするためにも、保存をしておきましょう。税務調査時に取引の証拠となる領収書等を提示できなければ、経費が認められなかったり、青色申告承認の取り消しにつながるケースもあるからです。

領収書・レシートに関する注意点

領収書・レシートに関して注意した方が良い点は、下記の通りです。

領収書・レシートを紛失した場合

事業に大きな影響が出そうな金額の領収書・レシートを紛失した時は、まず発行元に再発行が可能かどうか確認を取りましょう。販売履歴やデータが残っていれば、再発行してもらえる可能性があります。もし再発行ができないのであれば、納品書・請求書などに領収印をもらうか、代金受領済みという文言を記してもらうようにすると良いでしょう。

領収書・レシートが発行されない場合

公共交通機関を使った際の交通費には、領収書等が発行されない場合もあります。その場合は出金伝票を作成し、移動ルートや行き先、外出の目的などを記載することで証拠とすることができるようです。なお、ICカードの場合は利用履歴が印字できるので、交通費精算書を作成して経費とプライベートとの利用を区別できるようにするとよいでしょう。

3. 領収書・レシートの保存方法

発光している電球のイラストと白いワイシャスの画像

最後に、保存方法についてです。領収書・レシートのように薄い書類であっても、年数が経てばそれなりの量になっていくでしょう。そのつど整理することを心がけるのが望ましいといえそうです。

保管している領収書等の提示が必要になるのは税務調査時のようなケースに限定されるため、以下に述べるような大まかな整理の仕方で構いません。

ノートに貼り付ける

領収書・レシート専用のノートを作り、貼り付けていく方法です。出し入れによる紛失リスクが少ないこと、お金の動きをチェックしやすいことがノートのメリットであると言えます。糊付けをしっかり行い、剥がれ落ちることがないようにするのがポイントです。

ファイルに入れる

ファイルボックスやクリアファイルを利用するのも良い方法です。領収書・レシートのほかに適した専用ファイルもあるので、こうしたものを積極的に活用することもできるでしょう。年月や費目がわかるように、ファイルには見出しを付けておくようにします。

封筒に入れる

月別12ヶ月分(もしくは費目別)の封筒を準備しておき、領収書・レシートを受領するたびにそれらに入れていきます。出し入れする際の紛失を防ぐために、ホチキスで日付ごとに留めておくなどの工夫をするようにしましょう。溜まった封筒はまとめてダンボール箱などにしまっておきます。
 

最後に

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※本記事は平成30年11月時点の情報を基に執筆しております。

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