領収書の保管方法は？3つの注意点とともに解説 | レバテックフリーランス
領収書の保管方法は？3つの注意点とともに解説
領収書は、確定申告をはじめとする多くの手続きにあたって必要になる大切な書類です。
領収書の紛失を防ぐには、日頃からきちんと整理・管理しておかなければなりません。
この記事では、個人事業主の方に向けて領収書の保管方法を紹介します。保管に際しての注意点も解説するので、ぜひ最後までお読みください。
領収書の概要
領収書の定義
領収書とは代金の授受を証明するために発行される書類のことです。代金を受け取る側が、支払い者に対し金銭を受け取ったことを証明する役割を果たします。
なお、レシートのように、「領収書」と記載がなくとも、後述する必要項目が網羅されていれば領収書として認められる書類もあります。
以下の記事ではフリーランス向けに領収書の発行手順や書き方を解説しています。併せてお読みください。
フリーランスの領収書の発行手順や書き方を解説！管理の注意点も紹介
領収書に必要な記載項目
領収書と認められるためには、以下のような記載項目が必要です。
- 発行年月日
- 宛名
- 金額（金銭の前に「￥」、後に「－」を付けるなどのルールに従い改ざんできない表記にする）
- 取引内容
- 発行側の住所、氏名、捺印
レシートも上述した項目が記載されていれば領収書の代わりとなります。
一方、クレジットカードの明細は領収書の代わりにはなりません。
特に2023年10月のインボイス制度開始以降、この扱いはより厳格になっています。消費税の納税義務がある「課税事業者」の場合、クレジットカードの利用明細だけでは仕入税額控除（消費税の計算上の差し引き）を受けることができません。必ずお店が発行した「インボイス（登録番号が記載されたレシートや領収書等）」が必要になります。
利用明細は出費を把握しやすいため、領収書やレシートを管理する際の補完として活用するようにしましょう。
領収書の保管方法
領収書の保管方法は、紙のまま保存する方法と、電子化して保存する方法の2つに大別されます。
紙のまま保存する場合は、ファイルや封筒に月別・項目別に整理したうえで保管しましょう。また、台紙に糊付けしておくやり方もあります。
一方、領収書をスキャナやスマートフォンで読み取り、電子データ化したうえで保存することも可能です。入力期間や解像度など、電子帳簿保存法で定められた、領収書を電子化する際に求められる条件を満たせば紙の原本は破棄できます。詳細については、国税庁が公開している資料をご覧ください。
なお、領収書PDFやメール添付の請求書などは、必ずデータのまま保存することが義務付けられました。
電子保存のルールは、大幅に緩和されています。たとえば、国税庁が公開している「訂正削除の防止に関する事務処理規程」という書類を作成して備え付けておけば、タイムスタンプは不要です。タイムスタンプとは、スキャナ保存におけるデータの信頼性を高めるための「時刻認証」技術ですが、付与に手間がかかり、領収書データを電子化する際のハードルとなっていました。しかし、ルールの緩和によりタイムスタンプが必要なくなったことで、従来よりも遥かに電子保存が簡単になっています。
参考：
領収書保管時の3つの注意点
領収書の保管にあたっては注意すべき点もあります。詳しくは以下をご覧ください。
1.記載事項の抜けがないか確認する
領収書としての有効性を高めるためには、発行年月日・宛名・金額などの記載があるかの確認が重要です。抜け漏れがある場合、領収書として認められないこともあるので注意しましょう。
なお「金額が5万円以上の領収書は、収入印紙の添付が必須」ということを聞いたことがあるかもしれません。しかし、これはあくまで領収書を発行する場合の話です。領収書を受け取る側は、収入印紙がなくとも問題ありません。
2.定められた保管期間を守る
領収書は確定申告が終わった後も保管しておく必要があります。これは各法律によって定められており、法人は原則7年（欠損金の繰越控除を受ける場合は最長10年）です。
フリーランス（個人事業主）の場合は、白色申告者が5年、青色申告者が原則7年と決められています。ただし、青色申告者であっても例外ルールがあり、「前々年分の所得が300万円以下」の場合は、領収書の保存期間は5年で良いとされています。
なお、適格請求書発行事業者（インボイス発行事業者）として登録している場合は、上記の所得金額に関わらず、インボイスの写し等として一律で7年間の保存が義務付けられています。
税務調査が入った場合に提示を求められる重要な書類ですので、自身の申告状況やインボイス登録の有無に合わせた期間、しっかりと管理・保存しておきましょう。
3.感熱紙の領収書は複製・控えを作成する
感熱紙は、光や熱によって簡単に印字が消えてしまうことがあるため、注意を要します。紙で保存するのであれば、印字が消えてしまった場合に備えてコピーを取るほか、裏面にメモを残しておくなどの対策を講じておきましょう。
特に、レシートには多くの場合感熱紙が使われるため、領収書として代替する際は必ずコピーを取り、慎重に保管してください。
以下の記事では、レシートを紛失した際の対応について解説しています。併せてお読みください。
領収書の保管に関するよくある質問
最後に、領収書の保管に関するよくある質問に答えていきます。疑問点を解消して、領収書を正しく保管しましょう。
Q. 個人事業主の場合、領収書の保管期間はありますか？
個人事業主の場合、青色申告の場合は7年間、白色申告の場合は5年間の保管が義務付けられています。
Q. 領収書を電子保存するメリットは何ですか？
領収書を電子保存することで、管理するコストや手間を削減できる、検索作業が効率的になるといったメリットがあります。
Q. 領収書がもらえない場合、代替となる書類はありますか？
領収書がもらえない場合、必要項目が記載されたレシートや出金伝票などで代替できる場合があります。
Q. 領収書と認められるためには、どのような項目が記載されている必要がありますか？
領収書と認められるためには、宛名や発行日、取引内容、金額、支払先の情報などが記載されている必要があります。
Q. フリーランスや個人事業主にとって、領収書を保管する理由は何ですか？
フリーランスや個人事業主にとって、領収書の作成や保管は経費の計上や確定申告のための証拠となります。正確な経費の把握や所得税の納付を行うため、適切な管理が重要です。
※本記事は2026年4月時点での内容です
最後に
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