領収書の管理方法も解説
青色申告における領収書の保管期間

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領収書は金銭授受の証明となる書類であるため、適切な管理が求められまず。本記事では、青色申告の場合における領収書の保存期間や保管方法、管理時の注意点について見ていきましょう。

◆この記事の監修
あおば会計事務所 共同代表
税理士 小池 康晴氏
IT関連の企業やフリーランス(個人事業主)の顧客を多く持ち、それぞれのニーズを重視した税務アドバイスとコンサルティングを行う。IT業界の税務や新しいサービスの動向などにも精通している。
http://aoba-kaikei.jp/index.html

 

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0. 目次

1. 青色申告の場合の領収書保管期間
2. 領収書とレシートの保管の仕方
3. 領収書・レシート保管時の注意点

1. 青色申告の場合の領収書保管期間


まずは、領収書の概要と、青色申告時の領収書保管期間について確認していきましょう。

■領収書とは
領収書は、商品やサービスの代金を受領した際に作成・発行される書類です。金銭受け渡しの事実があったことを証明する書類であるため、領収書を受け取った側には法律に基づいて適切な管理を行うことが求められます。よく似た書類にレシートがありますが、こちらも領収書と同様の効力があると考えられるでしょう。

■青色申告の場合における保管期間
青色申告をする場合、領収書の保管年数は7年間です。領収書は「現金預金取引等関係書類」に分類されており、他には預金通帳や小切手控、借用証などがこのカテゴリーに含まれます。いずれも7年間の保存が義務付けられていますが、前々年の所得額が300万円以下であれば5年間となる点に要注意です。

 

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2. 領収書とレシートの保管の仕方


本項では、領収書やレシートの保管方法について見ていきます。

■領収書・レシート保管の原則
帳簿や書類は、原則的に紙の状態で保存することが求められます。電子取引であっても、まずは印刷した状態で保管するようにしましょう。一定年数を越えれば、マイクロフィルムによる保存も可能になります。また、あらかじめ許可を得れば、電子データを活用することもできるようです。

■領収書・レシートの保管方法
主な保管方法としては、下記のようなやり方が考えられます。

・ノートに貼り付ける
領収書およびレシート用のノートを用意し、受け取るたびに貼り付けていくという方法です。ノートではなく、コピー用紙に貼ってファイルに綴じることもできます。いずれにしても、月ごとに分けて貼っていくのが良いでしょう。

紛失の恐れが少なくなるのが、この方法のメリットであると言えます。また、どの時期にどのようにお金が動いたかを把握しやすいのも利点です。

・封筒に入れる
月別あるいは費目別に封筒を用意し、その中に領収書やレシートを入れていくやり方もあります。のりで貼り付ける手間も省け、簡単に整理整頓できるのがこの方法のメリット。ただし、出し入れする際に落として紛失する可能性があるため、その点には留意します。リスクを回避すべく、ホチキスでまとめた上で封筒に入れておくのも手です。

・ファイルにまとめる
クリアファイルやファイルボックスを活用して整理するというアイディアも考えられます。近年は領収書やレシートの保管用に作られたファイルもあり便利です。こうしたファイルを用いる際は、月・費目を示す見出しを付けておくことで、領収書をわかりやすく収納することができます。

主な保管方法は以上です。適宜アレンジしつつ、ご自身にとってやりやすい方法で領収書とレシートを確実に保存するようにしましょう。

3. 領収書・レシート保管時の注意点


最後に、領収書・レシート保管時の注意点についてです。

■承認取り消しの恐れ
領収書やレシートを保管しなかったことによる罰則規定は、今のところないとされています。とはいえ、文書の保管は税務調査時に取引の証拠として提示するために行うものです。青色申告の承認取り消しに繋がるケースもあるので、罰則規定がないからといって保存しなくても良いというわけではないことを心に留めておくようにしましょう。

■紛失の可能性
保管方法の項目でも触れた通り、出し入れ時に書類を紛失する恐れもあります。万が一紛失した場合は、発行元に再発行ができるかどうか相談してみましょう。

再発行が困難であれば、納品書や請求書といった書類に領収印をもらうことで領収書の代わりとすることができる可能性があります。また、「入金確認済み(代金受領済み)」という文言を記してもらうという手段も考えられるでしょう。

※本記事は平成30年9月時点の情報を基に執筆しております。

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