青色申告とは?やり方や白色申告との違いを解説

フリーランスの方が行う確定申告には、青色申告と白色申告の2種類があります。青色申告には、「事前に申請が必要」「白色申告よりも帳簿付けが複雑」といったいくつかのハードルはありますが、白色申告にはない最大65万円の青色申告特別控除を受けられるメリットも。

そこで本記事では、青色申告をする際の手続きや帳簿付けの基礎知識などを解説します。

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目次

青色申告とは
青色申告のメリット
青色申告のデメリット
青色申告の申請方法
帳簿付けの基礎知識
領収書の扱いについて

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青色申告とは

日本では、納税者が税法に従って所得金額や税額を正しく計算し、確定申告をしなければなりません。
会社員として働く場合、一連の手続きは会社側がまとめて行いますが、個人事業主やフリーランスは、基本的に自分で確定申告を行わなければならないため、収入金額や必要経費など日々の取引の状況を記帳する必要があります。

その際、一定水準の記帳を行い、正しい申告をする人について、特別控除などの特典を受けられる制度が「青色申告」です。

青色申告の対象となる人

青色申告できる所得の種類は法律で決まっており、例えば会社員の給与(給与所得)や土地/株式などを売った利益(譲渡所得)は青色申告できません。会社員でも、副業(事業所得となるもの)やアパートの家賃による収入の分は青色申告できますが、基本的には個人事業主やフリーランスが対象と考えて良いでしょう。

青色申告と白色申告の違い

白色申告は事前の届け出が不要ですが、青色申告の場合は、事前に「青色申告承認申請書」を提出する必要があるという違いがあります。
また、青色申告と白色申告とでは、青色申告決算書と収支内訳書というように提出書類にも違いがあります。
青色申告決算書の方がより詳細に記す項目が多く、作成するハードルが高くはありますが、青色申告は白色申告よりも節税面で優遇されるのが特徴です。

関連記事︰青色申告と白色申告の違いを解説

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青色申告のメリット

では、青色申告には具体的にどのような特典があるのか確認していきましょう。

青色申告特別控除が受けられる

青色申告特別控除は、最大65万円の特別控除を受けられる制度で、青色申告の最も大きな特典といえるでしょう。65万円の特別控除が適用されるには、下記の条件を満たす必要があります。

  • 不動産所得、事業所得、山林所得である
  • 複式簿記で記帳している
  • 法定申告期限内に確定申告書と青色申告決算書(損益計算書貸借対照表)を提出している
  • 仕訳帳および総勘定元を電子帳簿保存している、もしくはe-Tax(国税電子申告納税システム)を利用して確定申告を行う

これらの条件を満たして青色申告を行うと65万円の控除を受けられ、税金を抑えられます。白色申告にはこの特典がないため、青色申告ならではの大きなメリットです。
ただし、青色申告であっても、簡易簿記による記帳であったり、期限を過ぎてからの確定申告であったり、上記の条件に該当しないときは、10万円の青色申告特別控除が適用されます。

参照:青色申告特別控除|国税庁

未回収の売掛金の一部を必要経費にできる

事業の遂行上で生じた売掛金などの貸し倒れによる損失を想定し、未回収の売掛金の一部を貸倒引当金勘定に繰り入れた場合、その金額は必要経費として認められます。
限度額は、年末における貸金の帳簿価額合計額の5.5%で、金融業の場合は3.3%です。なお、事由によっては個別評価を行い、それに応じた限度額を繰り入れることができます。

赤字を繰り越せる

純損失(損益通算をしても引ききれなかった赤字)が生じた場合、その損失額を3年に渡って繰り越すことができ、各年分の黒字所得から繰り越した赤字を相殺できます。
また、前年も青色申告をしている場合は、純損失を生じた年の前年に損失額を繰り戻し、前年分の所得を下げて還付を受け取ることもできます。

家族への給与を経費にできる

生計を共にする配偶者や親族のうち、15歳以上でその事業に専ら従事しているときは、適正な金額であれば、支払った給与を全額経費にできます(青色事業専従者給与)。

たとえば、個人で活動するフリーランスであっても、経理や電話番などの事務を手伝ってもらう従業員として奥さんへ給与を支払うことで節税につながります。ただし青色事業専従者は、扶養親族や控除対象配偶者になれないため注意しましょう。

30万未満の備品などを一括で必要経費にできる

個人事業を営む際は、パソコンや机、椅子、コピー機といった備品が必要になることがあります。青色申告者で1個あたりの金額が30万円未満であれば、購入・使用した年度に一括で経費に計上することが可能です。
ちなみに白色申告者の場合は、10万円未満までが一度に経費計上できる範囲となります。

青色申告のデメリット

青色申告では節税効果を期待できることがわかりました。それでは、青色申告にする上で問題となるのはどういった部分なのでしょうか。

事前の申請が必要

青色申告を行う場合、期限内に「所得税の青色申告承認申請書」を出す必要があります。
また、先述した青色事業専従者給与の特典を受けようとした場合も同様に、「青色専従者給与に関する届出書」を提出しなければなりません。
開業時から青色申告でいこうと考えている方は、開業に向けた手続きの中に青色申告の申請が加わることになります。

関連記事:青色申告は事前の申請が必要

複式簿記は簡易簿記に比べて難しい傾向がある

複式簿記で記帳する場合、経理や会計の知識がない状態で始めると記載ミスしてしまう可能性があり、場合によっては追徴課税がかかることも考えられます。

たとえば、納税額を本来の額より少なく記載してしまい、気づかずそのままにしていると「過少申告加算税」が課される場合があります。

青色申告の申請方法

青色申告を行う場合にやるべきことや流れを確認しましょう。

事前申請を行う

先ほども説明したとおり、青色申告を行う場合は事前に「所得税の青色申告承認申請書」という書類を税務署に提出します。
申請書は税務署や青色申告会で入手できるほか、国税庁のWebサイトからダウンロードもできるので確認してください。青色申告承認申請書は納税地の税務署に持参するほか、郵送による提出も認められています。
いずれにしても、期限内に青色申告承認申請書を提出していなかった場合には、その年の確定申告では青色申告ではなく白色申告となるので注意しましょう。

青色申告承認申請書の提出期限

申請書の提出期限についてです。

【新規で開業する場合の期日】

  • 1月1日から15日の間に開業する場合は確定申告をする年の3月15日まで※
  • 1月16日以降に開業する場合は開業の日から2ヶ月以内

【白色申告から青色申告へ切り替える場合の期日】

  • 確定申告をする年の3月15日まで※

※土日祝日の関係でずれる場合あり

参照:[手続名]所得税の青色申告承認申請手続|国税庁

青色事業専従者給与に関する届出書の提出期限

また、青色事業専従者給与の特典を受けたい場合は「青色事業専従者給与に関する届出書」も提出します。
こちらの期限は、青色事業専従者給与額を必要経費に算入しようとする年の3月15日までです。また、1月16日以降に新規開業あるいは新たに専従者を雇うことになった場合は開業日・専従者が働き始める日から2ヶ月以内となっています。

参照:[手続名]青色事業専従者給与に関する届出手続|国税庁

関連記事:青色申告承認申請書の書き方

必要に応じて開業届を提出する

また、新しく事業を始める際には「個人事業の開業・廃業等届出書」(開業届)を提出する場合もあります。
未提出による罰則規定はないものの、原則的には提出すべきとされていることや、提出すると屋号を用いた銀行口座を開設できることは知っておきましょう。

開業届の提出期限は、原則的に開業後1ヶ月以内です。開業届の提出先も税務署であるため、事業を始める予定であり、確定申告を青色申告で行うつもりの方は、青色申告承認申請書と開業届を併せて提出すると手続きの手間が省けます。

参照:[手続名]個人事業の開業届出・廃業届出等手続|国税庁

青色申告に必要な書類を用意する

青色申告を行う際は、青色申告決算書(貸借対照表と損益計算書)および確定申告書B(個人事業主やフリーランスの場合)を用意しましょう。

青色申告と白色申告とでは、青色申告決算書と収支内訳書というように提出書類にも違いがあります。
青色申告決算書の方がより詳細に記す項目が多く、作成するハードルは高め。とはいえ、会計ソフトによっては日々の帳簿をきちんと付けることで、多くの項目を自動で作成してくれるので利用すると良いでしょう。

参照:確定申告書等の様式・手引き等(令和3年分の所得税及び復興特別所得税の確定申告分)|国税庁

書類を期限内に提出し申告を行う

申告を行う時期は、基本的には毎年2月16日から3月15日までです(土日の関係で1~2日ずれる可能性あり)。必要な書類の提出方法としては、税務署に直接持っていく以外に、郵送したり、電子申告(e-tax)を利用したりといったやり方があります。

ただし、どの方法を取っても申告期限が過ぎてしまった場合は青色申告特別控除額が10万円に減額されてしまう点には注意が必要です。

参照:申告と納税|国税庁

帳簿付けの基礎知識

ここでは、青色申告に必要な帳簿付けの基礎知識を押さえていきましょう。

そもそも帳簿付けとは?

青色申告を行う上で大切になるのは、帳簿付けの作業です。帳簿付けとは、折々の取引内容を帳面に記入していくこと。青色申告特別控除を受けるために、帳簿付けは行うべきことの一つです。
記帳は、簡易簿記または複式簿記のいずれかのルールに基づき実施します。

簡易簿記について

簡易簿記は、出金や入金、掛け買いといった取引内容についてその都度記載する方法です。記入の手間が少なくて済み、お小遣い帳をつける感覚で記帳できるのがメリットといえます。
必要になる帳簿は、現金出納帳・固定資産台帳・売掛帳・買掛帳・経費帳の5種類です。場合によっては、預金出納帳・債権債務記入帳・手形記入帳を要することもあります。

なお、簡易簿記には現金式簡易簿記と呼ばれるやり方もあります。こちらは事業所得が300万円以下の方が対象であり、現金出納帳を用いて記帳を行うのが特徴です。

複式簿記について

複式簿記は、1つの取引を金銭の出入とその原因という2つの要素に分けて記録するやり方です。記帳時には、主要簿(仕訳帳・総勘定元帳)および補助簿(現金出納帳・預金出納帳・売掛帳・買掛帳)が必要になります。

簡易簿記と比べると簿記の知識が必要となりますが、会計ソフトの中には、初心者でも複式簿記での記帳やそれに伴う青色申告決算書の作成をサポートしてくれるものもあり、手間を減らすことが可能です。また、税理士へ依頼することで「青色申告による節税+税務の効率化」を見込めるでしょう。

帳簿の保存期間

青色申告の場合、国税庁が指定する帳簿の保管義務年数は7年間です。

参照:記帳や帳簿等保存・青色申告|国税庁
関連記事 : 青色申告に必要な帳簿は?

領収書の扱いについて

青色申告に向けた経費計上を行う際には、領収書とレシートが大切な役割を果たします。ここでは、領収書とレシートの基本や扱い方についてまとめてたので、参考にしてください。

領収書とレシートの違い

領収書とレシートの違いは、領収書には宛名が記載されているのに対し、レシートにはそれがないことです。また、領収書の記載金額は一括であること・レシートの金額は品目ごとの記載があることも、両者の違いといえます。
ただし、領収書とレシートは、いずれも代金を支払ったことを証明するための書類です。発行日や支払先、支払金額などが記されていれば、両者とも経費精算において有効性を持ちます。

領収書とレシートの保存期間

青色申告の場合、領収書・レシートの保存期間は7年間です。ただし、青色申告事業者で前々年に得た所得が300万円以下だった人の場合は、領収書・レシートを始めとする現金預金取引等関係書類を保管する年数は5年となっています。

保存をしていなかった場合の罰金はありませんが、税務調査が行われるにあたって困らないようにするためにも、保存をしておきましょう。税務調査時に取引の証拠となる領収書などを提示できなければ、経費が認められなかったり、青色申告承認の取り消しにつながったりする恐れがあるからです。

参照:記帳や帳簿等保存・青色申告|国税庁

領収書・レシートの保存方法

領収書やレシートは、紛失を避けるためにも日々整理することを心がけましょう。なお、提示が必要になるのは税務調査の際などに限定されるため、以下のような大まかな整理の仕方で構いません。

ノートに貼り付ける

領収書・レシート専用のノートを作り、貼り付けていく方法です。出し入れによる紛失リスクが少ないこと、お金の動きをチェックしやすいことがノートのメリットであるといえます。糊付けをしっかり行い、剥がれ落ちないようにするのがポイントです。

ファイルに入れる

ファイルボックスやクリアファイルを利用するのも良い方法です。領収書・レシートの保管に便利な専用ファイルもあるので、積極的に活用すると良いでしょう。年月や費目が分かるように、ファイルには見出しを付けておきます。

封筒に入れる

月別12ヶ月分(もしくは費目別)の封筒を準備しておき、領収書・レシートを受領するたびに入れていきます。出し入れする際の紛失を防ぐために、ホチキスで日付ごとに留めておくといった工夫をしましょう。溜まった封筒はまとめてダンボール箱などにしまっておきます。

※本記事は2022年1月時点の情報を基に執筆しております。

最後に

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