個人事業主の領収書について

H.I 33歳 男性

H.I 33歳 男性

個人事業主の領収書の書き方、またその扱い方について教えてください。

個人事業主にとって領収書は、確定申告などで必要となる大切なものです。本記事では個人事業主が配慮すべき領収書の書き方から管理の仕方などを解説します。

詳しい解説はこちら

1.領収書の概要と書き方のポイントについて

【個人事業主にとって領収書とは?】
個人事業主にとって領収書は、確定申告などに必要になる大切な書類です。また、単に相手から受け取るばかりではなく、自分で記入して発行する機会が多い文書でもあります。書き方によっては自身の信用にも関わってくるので、領収書の扱いには細やかな配慮が必要であるといえるでしょう。

【記入項目】
以下に、領収書を発行する際の注意事項を挙げていきます。

■日付

いつ、何に使用したかがわかるように、できるだけ記載しておきましょう。

■宛名

基本的には「上様」という略式表記でも使用できますが、不正請求を防ぐため正式名称を用いると安全です。

■発行者の名前、住所、連絡先

発行者の氏名、住所、連絡先、(ある場合は)屋号を記載の上、押印します。

■金額

冒頭には「¥」を置き、数字には3桁ごとに「,」をつけて区切るようにします。また、末尾には「-」(ハイフン)を加えます。

■但し書き

商品やサービスの内容について記載します。「品代として」と略すこともできますが、領収書の有効性を保つために、具体的な商品名・サービス名を書くとよいでしょう。

2.領収書の扱いに際しての留意点と管理方法

領収書が適切に管理されていれば、次の項目で述べる経費計上にあたっての作業がスムーズになります。本項においては、領収書保管に関しての注意点や、整理整頓のポイントについて説明します。

【留意すべきポイント】
個人事業主にとって領収書は、何らかの取引したことを証明する意味合いを持つ書面でもあることから、原則として7年間の保管義務が生じます。そのため相手から領収書を受け取る際は、内容に間違いがないかどうか確認を怠らないようにしましょう。なお、領収書はレシートでも代用可能です。また、カードの利用明細も有効です。

【領収書の整理方法】
領収書を整理する時のコツについて解説します。

■日付ごと・月別にまとめる

まずはたまった領収書を日付順に並べ替えます。1日分の領収書の枚数が多い時は、ホチキスで留めて紛失しないようにします。並び替えやホチキス留めの作業が完了したら、それらを月別に分けて保管。封筒に入れて保管をしても良いですし、クリアファイル等を利用することもできます。領収書を入れた封筒やクリアファイルは、1年分を収納することができる箱などにまとめておきましょう。なお、紙やノートなどに貼り付けていくという方法もあります。

■出費の種類別にまとめる

事業用の費用、税金、医療費、交際費、公共料金など、大まかに出費の種類別に領収書を分けて保存するという方法もあります。月別の封筒やクリアファイルを上記のように細分化できれば、後の管理がさらに容易になります。

3.経費計上が可能なものと不可能なものについて

前項では、個人事業主の領収書保管に際しての留意点について述べました。最後に本項にて、領収書を管理をすることによるメリットについて解説していきます。

【領収書管理によるメリット】
事業に直結する出費があった場合、個人事業主はそれらを経費として計上することが可能です。経費として認められればその分を収入から差し引くことができ、節税になることもあります。その際に経費の証明となるものが、領収書やレシートなのです。事業に関係のある出費分の領収書は、きちんと保管しておくようにしましょう。

【経費にできるものの例】
電気、水道、電話、パソコン、インターネット、交通費、ガソリン、自動車税、郵便、事務用品、事業に関わる書籍や新聞、名刺作成代、従業員の給料、取引先との食事や贈り物などが、経費として計上できる出費の代表的なものです。基本的には、多少なりとも事業に関係があるものであれば経費に数えられるものと考えて良いでしょう。

【経費にできないもの】
事業主の給料や健康診断費、そして当たり前ですが家庭・プライベート面での費用全般(家賃、家庭の光熱費や水道代、食事代、旅費など)は経費として計上することはできません。

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