個人事業主の領収書ガイド｜レシート代用は可能？電子帳簿保存法の対応は？

個人事業主の領収書の記載項目・テンプレート

領収書に記載すべき項目は、下図の8項目です。

個人事業主にとって領収書は、主に確定申告の際の経費精算に必要な書類です。また、取引先や顧客に対して発行する場合もあります。書き方によっては信頼にも関わるので、きめ細やかな配慮が必要です。

領収書に記載が必要な8つの項目を、以下で詳しく解説するので参考にしてください。

①宛名

代金を支払った者として、個人であれば氏名または屋号+氏名、会社であれば正式名称を略さず書きます。不正請求を防ぎ、税務調査でマイナスの印象を与えないためです。

「上様」という記載は、支払った者が不明確なため避けるのが望ましいです。領収書の発行を依頼された場合は、「宛名はどうなさいますか」と相手に確認してから書きましょう。

②日付

代金を受け取った正確な年月日を記載します。領収書の日付は、「どの年度の収益・費用か」を判別する基準となる項目です。

「年」を記載する際は、西暦と和暦のどちらを用いても差し支えありません。改ざんを疑われないよう省略せずに明記します。銀行振込の場合は入金日を、対面の場合は現金を実際に受領した日を記載するのが原則です。

③金額

金額は、取引内容を証明する重要な項目です。正確なやり取りを行うためにも、以下のポイントをおさえておきましょう。

• 金額の先頭に￥（円マーク）または「金」を書く
• 3桁ごとに「,（カンマ）」で区切る
• 金額の末尾に「※（米印）」「ー（ハイフン）」「也」などを書く

上記を書き込むことで、金額の改ざんを防ぎ、書類としての真正性が保てます。

④但し書き

但し書きには、具体的に何の代金を支払ったのか記載します。語尾に「～として」をつけるのが一般的です。「お品代」という記載は、具体的な用途が不明瞭なため、税務上は避けたほうが無難です。

品数や使用用途が複数ある場合は、代表的なものを記載します。たとえば、高額なものを代表として「書籍代他5点」という書き方があります。

なお、軽減税率の対象品を含む場合は、「（軽減税率対象）」「※軽減税率対象」をつけましょう。

⑤発行者の名前、住所、連絡先

発行者の名前は、会社名や屋号、店舗名を記載します。記載方法は、手書きのほか、印刷やゴム印などがあります。また、偽造防止のため、発行者欄にかぶるように印鑑を押すとより良いでしょう。

名前とあわせて、住所や電話番号といった連絡先を記載するのが一般的なマナーです。正確な連絡先を明記することで、領収書を受け取った側の安心感や信頼につながります。

⑥収入印紙

税抜き5万円以上の領収書には、収入印紙を貼る必要があります。収入印紙は、税金の1つで、印紙税法で決められた課税文書に貼るものです。通常は、領収書を発行した側が負担します。再利用を防ぐため、印紙と台紙にまたがる形で消印を押しましょう。

なお、クレジットカード決済や電子発行の場合は、印紙の貼付は不要です。

⑦税率ごとの金額（インボイスの場合）

金額の内訳には、税率8%と10%の商品サービスの額をそれぞれ合計して記載します。記載方法は、税抜と税別のどちらでも差し支えありません。

インボイス制度の適格請求書の記載要件を満たすためには、「税率ごとに合計した消費税額」を併記する必要があります。また、端数処理は一つの領収書につき、各税率で1回ずつ行うルールです。処理方法は、切上げ・切捨て・四捨五入など、発行者が選択できます。

⑧登録番号（インボイスの場合）

領収書やレシートは、要件を満たしていれば「適格簡易請求書（簡易インボイス）」にできます。発行事業者名の近くにインボイス発行事業者の登録番号を記載しましょう。

登録番号は、「T+13桁の数字」で構成されており、取引先が仕入税額控除を受けるために必要な項目です。 あらかじめ、ゴム印を作っておいたり、テンプレートに印刷したりしておくと記入漏れを防げます。

インボイス制度について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

フリーランスは消費税の納税が義務？インボイス制度の影響を解説

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領収書がない・もらい忘れたときに代用できる書類

領収書がない場合や、もらい忘れた場合の対処法を解説します。領収書は、レシートやクレジットカードの明細、出金伝票で代用が可能です。

代用するには、取引の証拠となる内容を記載する必要があります。以下で詳しく解説するので、参考にしてください。

レシートで代用

レシートは、領収書と同様に、金銭の受領を証明する書類として認められています。

特に、不特定多数の者に対して販売等を行う小売業や飲食店業などが発行するレシートは「適格簡易請求書（簡易インボイス）」として扱われ、宛名がなくても代用が可能です。品目の内訳が細かく印字されているため、用途の透明性が高く、信憑性が増す場合もあります。

参考：インボイス制度について｜国税庁

クレジットカードの利用明細で代用

クレジットカードの利用明細書は、以下の内容が記載されていれば領収書として代用できる場合があります。

• 発行者名
• 取引年月日
• 取引内容
• 金額
• 受取者名

ただし、利用明細書は取引先ではなく、カード会社が発行するものであり、取引の事実を証明する書類としては不十分な場合があります。領収書と同等には扱えない可能性があるため、どうしても領収書やレシートがない場合の、最終手段と考えておきましょう。

出金伝票で処理

領収書が発行されなかった場合やもらい忘れたときは、出金伝票を自身で作成して代用できます。出金伝票とは、個々の取引内容をその場で記録するために使う「伝票」の一種です。

出金伝票には、以下の項目を記載しましょう。

• 日付
• 支払先（出金先）
• 勘定科目（消耗品代・旅費交通費・接待交際費など）
• 摘要（〇駅～△駅・〇株式会社△部長と会食など）
• 金額

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領収書がない場面と具体的な対処法

冠婚葬祭や公共交通機関、自動販売機など、領収書が発行されない場面での対処法を解説します。また、割り勘をした場合の対処方法も紹介するので、あわせてご覧ください。

冠婚葬祭の祝儀や香典

取引先の冠婚葬祭で祝儀や香典を支払った場合は、交際費として経費にできます。冠婚葬祭では、領収書がもらえない場合が多いので、自身で出金伝票を作成しましょう。

摘要には、「ご祝儀 ホテル名」「香典 斎場名」などを記載します。支払い金額や日付も忘れずに記載しましょう。また、結婚式の招待状や会葬礼状を一緒に保管しておくと良いでしょう。

公共交通機関の場合

電車やバスなどの公共交通機関を利用した際は、移動区間と日付を記録した出金伝票を作成します。利用回数が多い場合は、以下の項目を記載した交通費精算書の一覧を作成しましょう。

• 申請者の氏名
• 日付
• 訪問先
• 利用した交通機関・路線
• 利用区間（出発・到着）
• 片道・往復
• 摘要・備考欄
• 金額

ICカードを使用した場合は、履歴印字を出金伝票に添付することが望ましいです。なお、インボイス制度下でも、3万円未満の公共交通機関による運賃は、適格請求書の交付義務が免除されるため、帳簿の保存のみで仕入税額控除が認められます。

自動販売機の場合

自動販売機で商品を購入した場合は、以下の項目を出金伝票に記載しましょう。

• 金額
• 本数
• 取引先名（差し入れの場合）
• 備考欄：自販機のため領収書なし

公共交通機関の場合と同様に、3万円未満の購入は、インボイス制度下でも帳簿の保存のみで仕入税額控除が認められる例外規定があります。領収書が出ない場合でも、記録を残して正確な経理処理につなげましょう。

割り勘した場合

複数人で割り勘した際は、レシートがもらえても経費にする金額が相違している場合があります。その場合は、レシートにメモを残して正しい金額を計上しましょう。

レシートがもらえない場合は、出金伝票を作成します。飲食代であれば、誰とどのような目的で飲食したのか分かるように記載しましょう。

ただし、インボイス制度では、レシートや領収書がないと仕入税額控除が受けられません。実際の負担額で人数分や経費を計上する事業者ごとに分割して、領収書を発行してもらう必要があります。

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個人事業主の領収書の保管期間

領収書の保管期間は、下の表のとおり確定申告の種類や欠損金の有無で異なります。

対象	保存期間
白色申告	5年
青色申告	7年
青色申告：前々年分所得が 300万円以下	5年
青色申告：欠損金が生じた 事業年度	10年

ただし、インボイス登録事業者の場合は、消費税法の定めにより「7年間」保存する義務があります。 月ごとに仕分けて保管しておけば、税務調査の際もスムーズな対応が可能です。

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個人事業主の領収書の整理・保管方法

領収書の整理や保管方法を紙と電子データに分けて解説します。適切に管理されていれば、経費計上にあたっての作業がスムーズになります。

注意点や整理整頓のポイントについて確認しましょう。

紙の場合

レシートは、長時間日光にあたっていると印字が消えてしまいます。早めにファイリングして保管しましょう。

日付ごと・月別にまとめる

領収書の整理は、以下の方法を参考に日付ごとや月別にまとめておきましょう。

• 月別にA4の紙に張り付け、12枚用意した封筒に入れる
• 月別にクリアファイルにまとめる
• 一日の領収書の枚数が多い場合は、ホチキスやクリップなどで束ねておく

日付ごと・月別にまとめたら、一年分を収納できる箱などに保管しておくと管理がしやすくなります。

出費の種類別にまとめる

出費の種類別に領収書を分けて保存する方法もあります。具体的な分け方の例は、以下のとおりです。

• 事業の費用
• 税金
• 医療費
• 交際費
• 公共料金や通信費

領収書を保存する段階で細分化しておけば、確定申告の入力作業や、税務調査への対応が楽になります。また、項目ごとの支出を把握しやすくなるため、経費の節約や資金繰りの見直しにも役立ちます。

電子データ保存の場合

メールやWebサイトから取得した領収書の電子取引のデータは、電子帳簿保存法によりデータのまま管理することが義務付けられています。保存する際は、あとから検索できるようにファイル名へ日付や取引先を明記しておきましょう。

一方、紙で受け取った領収書についても、スキャナ保存を選べば、データ化が可能です。解像度が200dpi相当以上であれば、スマートフォンでの撮影も認められており、保存後は原本を破棄しても差し支えありません。国税庁の摘要要件から、解像度や読み取り方法、入力期限などを確認したうえで進めましょう。

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経費にできるもの・できないもの

個人事業主は、事業に関係のある出費は経費として計上できます。経費にできるもの・できないものを把握して、領収書やレシートは保管しておきましょう。ここでは、特に代表的な経費にできるもの・できないものを解説します。

経費について、より詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。

フリーランスの経費ガイド｜覚えておきたい計上科目6選を紹介

経費にできる例

以下は、経費にできるものの例です。少しでも事業に関係があれば、経費として計上できます。

• 家賃
• 光熱費（電気・水道・ガス）
• 電話
• パソコンやインターネット
• 交通費
• 車関連（ガソリン・自動車税）
• 郵便
• 事務用品
• 書籍・新聞
• 名刺作成代
• 従業員の給料
• 取引先との食事・贈り物

自宅と仕事場を兼用している場合は、事業で使用した分のみを一定の割合で計算する「家事按分」が必要です。

経費にできない例

事業とは関係のないプライベートの費用全般は、経費として計上できません。そのほか、以下も経費にはできないので注意しましょう。

• 事業主の給料
• 事業主の健康診断費用
• 所得税・住民税
• 事業主や専従者の国民健康保険料・国民年金保険料

健康保険料や年金保険料は経費にはあたりませんが、社会保険料控除として所得控除の対象になります。確定申告の際に控除額を正しく記載することで、結果的に納める税金を抑える効果が得られるでしょう。

参考：必要経費の知識｜国税庁

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特に領収書で注意すべき点

個人事業主は領収書の記載事項と電子帳簿保存法への対応に注意しなければいけません。それぞれ詳しく解説するので、遵守してリスクを低くしましょう。

記載事項を確認する

領収書が「支出の証明書」としての役割を果たすために、以下の点に注意しましょう。

• 必要項目が間違いなく記載されているか
• 但し書きはお品代ではなく、具体的に記載されているか
• 税抜き5万円以上の場合、収入印紙の貼り付けおよび消印があるか

また、インボイス制度下では、税率ごとの金額や登録番号も重要な記載事項です。不備のある領収書は、その場で修正を依頼して、あとからのトラブルを防ぎましょう。

電子帳簿保存法への対応

電子帳簿保存法は、紙で保存が義務付けられていた税務関係の帳簿や書類を、要件を満たせば電子データで保存できる法律です。2024年1月からは、メールやWebサイト経由の電子取引におけるデータ保存が義務化されました。

原則として、データ保存におけるルールは以下の3つです。

• 改ざん防止のための措置をとる
• 保存データを確認するためのディスプレイやプリンタ等を備え付ける
• 日付・金額・取引先の3つの要素で検索できるようにする

デジタル化への対応は、書類の紛失リスクの軽減や、管理コストの削減にもつながるメリットがあります。

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個人事業主の領収書に関するよくある質問

領収書の必要性や、記載すべき項目に関する質問に答えます。領収書は、確定申告の際に必要な大切な書類なので、正しく理解しておきましょう。

Q.領収書はなぜ必要ですか？

領収書は、支払ったお金が「事業に必要な経費」であることを、税務署へ客観的に示す重要な証拠書類です。確定申告の際、領収書がなければ正当な経費として認められず、本来払う必要のない税金まで課される可能性があります。

また、取引の内容を正確に記録しておくことは、金銭トラブルの防止や事業の収支管理を円滑にするうえでも欠かせません。 正しく節税を行うためにも、受け取った領収書は適切に保管しておきましょう。

フリーランスの確定申告に関して詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

フリーランスの確定申告まとめ！青色申告と白色申告の違いも解説

Q. 領収書に項目を記載すべき項目は？

領収書には、取引の事実を正確に証明するために、以下の項目を正しく記載しましょう。

• 宛名
• 日付
• 金額
• 但し書き
• 発行者の名前、住所、連絡先
• 5万円以上の場合は収入印紙と消印
• 税率ごとの金額（インボイスの場合）
• 登録番号（インボイスの場合）

特に、インボイス制度下では、税率ごとの金額や登録番号の記載がないと消費税の控除が受けられないため、注意が必要です。

Q. 個人事業主の領収書の保管期間はどのくらいですか？

原則として、白色申告は5年、青色申告は7年の保管が必要です。ただし、青色申告で欠損金（赤字）が生じた年度については、保管期間が10年間になります。

また、インボイス登録事業者の場合は、申告区分に関わらず7年間の保存義務があることを覚えておきましょう。 なお、保管期間は「確定申告の提出期限の翌日」からカウントします。

※本記事は2026年2月時点の情報を基に執筆しております。

最後に

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